Protezione dati
La Protezione dati tutela i dati personali che compaiono nelle conversazioni e nelle analisi: li sostituisce prima che raggiungano un modello linguistico e li ripristina nella risposta mostrata all'utente. Questa pseudonimizzazione è un passaggio automatico del flusso di elaborazione e non richiede azioni da parte di chi conversa con un agente. La policy che la governa si configura da Impostazioni > Conformità > Protezione dati.
La voce Protezione dati è visibile ai ruoli con il permesso di consultare la policy sui dati personali, come l'amministratore; non compare per l'operatore. Modificare la policy richiede un permesso ulteriore, e la Lista nera richiede un permesso dedicato: senza di esso è mostrata in sola lettura.
Che cosa protegge
A seconda della configurazione, la Protezione dati riconosce i seguenti tipi di dato personale.
| Categoria | Tipi di dato |
|---|---|
| Persone e organizzazioni | Nome persona, organizzazione |
| Contatti e luoghi | Email, telefono, indirizzo, luogo |
| Identificativi fiscali e bancari | Codice fiscale, partita IVA, IBAN, carta di credito |
| Documenti e veicoli | Tessera sanitaria, targa |
| Dati tecnici | Indirizzo IP, chiave API, URL |
Con la configurazione predefinita sono attivi tutti i tipi di dato tranne Luogo e URL; la Targa è compresa tra i tipi attivi. I tipi attivi si cambiano nella sezione Tipi di dato riconosciuti della policy (vedere La pseudonimizzazione dei dati personali).
La pseudonimizzazione dei dati personali
La sezione Pseudonimizzazione (PII) della pagina riassume il funzionamento e ne mostra lo stato nella riga Attiva per le conversazioni e le analisi, che può indicare attiva, in avvio o non attiva. Lo stato è informativo e non si modifica da questa pagina. I dati sostituiti sono cifrati per organizzazione e non compaiono mai in chiaro nei log.
La policy è definita per l'organizzazione e ne viene mantenuto lo storico: ogni salvataggio genera una nuova versione, riportata in Versione policy con la data dell'ultimo aggiornamento, così da poter ricostruire quale configurazione era attiva in un dato momento.
Per modificare la policy:
- Aprire Impostazioni > Conformità > Protezione dati.
- In Tipi di dato riconosciuti selezionare ciascun tipo per attivarlo o disattivarlo.
- In Lista bianca aggiungere, nel campo Termine, le parole che non devono mai essere sostituite anche se somigliano a un dato personale, ad esempio nomi di prodotto simili a nomi di persona. Un termine si rimuove con l'icona accanto. Il nome dell'organizzazione compare nella lista come voce fissa: il nome dell'organizzazione e il nome di ciascun agente non vengono mai sostituiti quando compaiono per intero. Un termine della lista protegge anche i nomi di organizzazioni e luoghi che lo contengono ("Askme" protegge "Askme Chat"), mentre un nome di persona resta in chiaro solo se coincide con l'intero termine, mai per una sua parte.
- In Lista nera aggiungere le parole da sostituire sempre, anche quando non verrebbero riconosciute automaticamente.
- Selezionare Salva.
Come agisce nelle conversazioni e nelle analisi
In Chat i dati personali vengono sostituiti prima dell'invio al modello e ripristinati nella risposta mostrata all'utente; i messaggi interessati riportano il badge PII protetto (vedi Conversare con un agente). Nell'analisi dei curriculum il testo estratto dal documento viene pseudonimizzato prima dell'invio al modello.
La Protezione dati non modifica i documenti originali. Per ottenere un documento con i dati personali sostituiti in modo definitivo, da condividere o archiviare, si usa lo strumento Anonimizzazione documenti.
Gli eventi PII
La sezione Eventi PII elenca le operazioni svolte dalla Protezione dati, con le colonne Quando, Operazione, Conteggi e Sorgente. Le operazioni registrate sono Sostituzione, Ripristino, Ripristino fallito e Modifica policy, e l'elenco si filtra per operazione.
Gli eventi riportano solo i conteggi per tipo di dato, mai il contenuto: il dato personale in chiaro non è consultabile da questa sezione.
Conservazione dei dati
I tempi di conservazione di conversazioni, messaggi e analisi non si impostano dalla console per l'organizzazione: sono concordati con il team Askme.
Problemi comuni
| Problema | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| Un dato personale non viene sostituito | Il tipo di dato è disattivato, oppure il termine non viene riconosciuto automaticamente | Attivare il tipo in Tipi di dato riconosciuti o aggiungere il termine alla Lista nera |
| Un termine viene sostituito per errore | Falso positivo del riconoscimento | Aggiungere il termine alla Lista bianca |
| La Lista nera è in sola lettura | Manca il permesso dedicato alla lista nera | Rivolgersi all'amministratore dell'organizzazione |
| Lo stato risulta non attiva | La pseudonimizzazione non è attiva sull'installazione | Rivolgersi al team Askme |
| La voce Protezione dati non compare | Il ruolo non include il permesso di consultare la policy | Verificare il ruolo in Utenti e ruoli |