Tipologie di processo

Una tipologia di processo è un modello di processo di firma già impostato, che può essere riutilizzato in tutto o in parte dal redattore.

La tipologia permette di evitare di dover specificare ogni dettaglio del processo ogni volta che se ne crea uno, consentendo di efficientare la creazione di pratiche, in particolare di quelle più comuni.

Creazione di una pratica a partire da tipologia

Per creare una pratica a partire da una tipologia esistente occorre cliccare su "Nuova pratica", selezionare "Voglio utilizzare una tipologia esistente come base di partenza", e selezionare la tipologia desiderata dal menu a tendina che compare:

Quando si parte da una tipologia, vengono presentate le stesse schermate che si vedono quando si crea un normale processo di firma, ma si possono trovare: dei documenti già caricati, dei campi già compilati, dei firmatari già designati, delle azioni di firma e aree di firma già inserite nei documenti.

Il redattore può sempre decidere di modificare ogni campo a suo piacimento, sovrascrivendo le impostazioni ereditate dalla tipologia di partenza.

Se la Tipologia selezionata richiede eventuali metadati da riempire, il redattore deve completarli prima di effettuare qualsiasi altra operazione.

Amministrazione delle tipologie

Nella sezione "Tipologie" del menu laterale di Askme Sign sono mostrate le tipologie di processo di firma disponibili.

È possibile sia eliminare una tipologia, cliccando sul simbolo del cestino sia modificare la tipologia inserita, cliccando sul simbolo di modifica , sia duplicare una tipologia, cliccando sul simbolo di copia .

Se si va a modificare una tipologia, viene visualizzata la seguente schermata.

Come è mostrato, è possibile applicare i seguenti cambiamenti:

• Funzione Organizza: gestisce il processo di firma, l'ordine dei firmatari, le notifiche e la visibilità della pratica;

• Funzione Firme: gestisce la modalità di firma per ciascun firmatario previsto nel processo;

• Funzione Notifiche: configura le notifiche del processo di firma ed i destinatari

• Funzione Visibilità: gestisce gli utenti o i gruppi di utenti che potranno creare pratiche a partire da questa specifica tipologia. Saranno considerati tutti gli utenti che appartengono a una delle categorie selezionate;

• Cartelle output: al completamento di una pratica che parte dalla tipologia, Askme Sign depositerà i documenti di quella pratica nelle cartelle specificate nella sezione Cartelle output della tipologia stessa;

• Caselle Email.

• Modulo Pubblico Interattivo: serve ad abilitare la creazione di pratiche di quella tipologia tramite la scansione di un QR Code o il click su un link.

• Limitazioni: da questa sezione è possibile definire quali elementi del processo il redattore non potrà modificare creando una pratica a partire dalla tipologia.
  Alcune limitazioni seguono una logica a cascata: dipendono da quelle di livello superiore e si disattivano automaticamente se si disabilita il livello padre.

Dopo aver compilato le precedenti informazioni, è necessario cliccare su Salva così da memorizzare la modifica alla tipologia di documento.

Funzione "Applica a" dei talloncini

La funzione Applica a è simile a quella di replica, e consente di definire, in fase di configurazione della tipologia, una regola di replica per un talloncino di firma.

Inserendo un talloncino di firma all'interno di un documento della tipologia, e applicandogli una regola di replica, quel talloncino verrà replicato, secondo la regola impostata, nei documenti delle pratiche create a partire dalla tipologia.

La differenza principare fra "Applica a" e "Replica" è che la replica viene fatta istantaneamente, sul documento corrente. "Applica a" è invece una regola che viene decisa in tipologia, ma applicata in redazione, sui documenti finali della pratica, che potrebbero essere più o meno di quelli della tipologia, e avere un numero di pagine diverso.

La funzione è dunque disponibile solo nella configurazione di una tipologia, nella scheda Firme, e non compare durante la redazione ordinaria di una pratica, dove esiste già la funzionalità di Replica per ottenere lo stesso risultato.

"Applica a" si può trovare cliccando i tre pallini in alto a destra di un talloncino. Dopo la selezione di questa opzione, compare un sotto-menu dove scegliere la regola da applicare.

Il talloncino su cui è stata impostata la regola mostra un'icona dedicata accanto al nome; passando il mouse sopra compare un tooltip che descrive l'effetto della regola scelta.

Per rimuovere una regola già attiva, aprire nuovamente il menu Applica a e selezionare Applica a questa pagina (equivale a disattivare l'estensione automatica).

Regole disponibili

Regola	Effetto
Applica a questa pagina	Nessuna estensione: il talloncino resta solo sulla pagina in cui è stato posizionato.
Tutte le pagine del documento	Il talloncino viene replicato su tutte le pagine dello stesso documento, a partire dalla pagina successiva a quella di origine.
Pagine pari del documento	Il talloncino viene replicato sulle pagine pari dello stesso documento.
Pagine dispari del documento	Il talloncino viene replicato sulle pagine dispari dello stesso documento.
Ultima pagina del documento	Il talloncino viene spostato sull'ultima pagina del documento corrente.
Tutti i documenti	Il talloncino viene replicato sulla stessa pagina di tutti gli altri documenti della tipologia.
Ultima pagina di tutti i documenti	Il talloncino viene replicato sull'ultima pagina di ciascun documento.

• Le regole che coinvolgono più documenti compaiono nel menu solo se la tipologia contiene almeno due documenti.

• Se un firmatario firma con tipi diversi di firma su documenti diversi, non è possibile applicare a quei documenti le regole Tutti i documenti o Ultima pagina di tutti i documenti:in tal caso il sistema segnala l'incompatibilità e impedisce l'applicazione della regola.

• La replica rispetta le dimensioni delle pagine: se una pagina di destinazione ha dimensioni diverse da quella di origine, il talloncino potrebbe non essere replicato su quella pagina (salvo i casi previsti per le regole sull'ultima pagina o su documenti multipli, in cui il sistema riallinea il posizionamento).

• Vale il limite massimo di 100 repliche per talloncino nell'ambito della stessa pratica (su uno o più documenti), come per la funzione Replica manuale.

Comportamento in fase di creazione pratica

Quando un redattore crea una pratica a partire da una tipologia che prevede regole Applica a, il sistema genera automaticamente i talloncini replicati alla fine della redazione, senza richiedere ulteriori interventi manuali. Durante la redazione della pratica la regola attiva è visibile tramite l'icona sul talloncino di origine, ma non è modificabile dal redattore.