Creazione di un processo di firma
Questa modalità consente di creare dei processi autorizzativi di firma strutturati che prevedono l'intervento di uno o più firmatari nell'approvazione o firma diretta di un documento.
La pratica potrà essere completamente nuova, potrà partire da una tipologia, o da una bozza precedentemente salvata. In questa sezione considereremo pratiche completamente nuove. Per conoscere il funzionamento di tipologie e bozze, consultare le sezioni dedicate.
La creazione di una nuova pratica consiste in 4 fasi consecutive: Crea, Organizza, Assegna, Conferma.
Crea
In questo passaggio è possibile caricare uno o più documenti. Non è necessario che tutti i documenti inseriti prevedano una firma. I documenti inseriti che non prevederanno firma verranno considerati come degli allegati della pratica.
La seguente tabella elenca e descrive gli elementi esposti in figura.
| Elemento | Descrizione | |
|---|---|---|
| 1 | Navigazione | Intestazione con funzioni di eliminazione, e tasti per la transizione da una pagina all'altra. |
| 2 | Barra di avanzamento | Visualizza lo stato di avanzamento della pratica in creazione, rispetto alle 4 fasi. |
| 3 | Funzionalità di caricamento dei documenti da inserire nella pratica | È obbligatorio inserire almeno un documento.Cliccando su SFOGLIA, si apre la funzionalità di caricamento del documento dal computer o da un altro repository raggiungibile dall'utente. Nel caso in cui il redattore utilizzi dei documenti in formato Word o Excel (.pdf .doc .docx .xls .xlsx .xml), il sistema li convertirà automaticamente in formato PDF. Successivamente, è comunque possibile ripristinare il formato originale dei file. |
| 4 | Informazioni di qualifica della pratica in creazione. | Vedere tabella successiva |
In dettaglio, le informazioni di qualifica sono:
Nome elemento | Descrizione | Dettagli |
|---|---|---|
Urgente | Attivando l'interruttore è possibile associare lo stato di urgenza alla pratica. | Facoltativo |
Nome della pratica | È il nome/titolo della pratica che il firmatario vedrà in elenco | Obbligatorio |
Privacy | Selezionando uno dei valori presenti nel menu a tendina privacy è possibile associare il livello di confidenzialità del documento. Il sistema è configurato di default con privacy di tipo Aziendale. | I valori disponibili sono
|
Sommario | Campo di testo libero | Facoltativo |
Allega Audit Log | Selezionando il flag è possibile associare alla pratica un file di audit log che documenta tutto il ciclo di vita della pratica (principalmente, creazione e firma/e). | Facoltativo L'attivazione di questo flag rappresenta, per le pratiche firmate con Firma Elettronica Semplice, rappresenta l'equivalente della firma compatibile con la legislazione USA. |
Imposta numero di giorni per la scadenza | La checkbox può essere utilizzata per impostare una eventuale scadenza al periodo di validità della pratica tramite calendario | Facoltativo |
Note | Campo di testo libero | Facoltativo |
In base alla valorizzazione dei campi suddetti da parte del redattore, si possono utilizzare i seguenti pulsanti dell'area 1:
| Nome elemento | Descrizione | Dettagli |
|---|---|---|
| Avanti | Il pulsante si attiva quando tutte le informazioni obbligatorie sono state popolate. | Consente al redattore di procedere con gli altri step di creazione della pratica. |
| Indietro | Cliccando sul pulsante, è possibile ritornare allo step precedente | |
| Elimina | Eliminazione della pratica in creazione | Previa conferma, e indipendentemente dai campi completati, consente di cancellare fisicamente la pratica, come se non fosse mai stata iniziata dal redattore. |
Al click del pulsante "Avanti" è possibile proseguire con lo step "Organizza" esposto nella figura sottostante.
Organizza
Questa fase permette di inserire i firmatari della pratica, stabilirne l'ordine di firma, e le notifiche che riceveranno. È possibile aggiungere un numero illimitato di firmatari.
La seguente tabella elenca e descrive gli elementi esposti in Sezione Organizza.
| Nome elemento | Descrizione |
|---|---|
| Firmatari | Consente di scegliere i firmatari e il loro ordine di firma. |
| Utenti in copia conoscenza | Consente di indicare una lista di utenti che non prendono parte al processo, ma possono visionare la pratica in archivio. |
| Gestione Notifiche | Consente di configurare quali notifiche verranno ricevute da ciascun attore del processo, e attraverso quale mezzo. |
| Invia email di riepilogo pratica a destinatari esterni | Consente di selezionare una lista di indirizzi e-mail che riceveranno una copia di alcuni o di tutti i documenti firmati al termine del processo. |
| Invia PEC di riepilogo pratica a destinatari esterni | Consente di inviare una PEC verso un indirizzo PEC destinatario, contenente una copia di alcuni o di tutti i documenti firmati al termine del processo. |
Scelta dei firmatari
I possibili firmatari di una pratica sono distinti in: interni, esterni, ruoli. A questi si aggiunge la sezione "Preferiti", che contiene gli utenti che il redattore ha indicato come preferiti nel proprio profilo utente.
Gli utenti interni sono utenti censiti a sistema, che hanno uno username e possono accedere alla homepage di Askme Sign, all'archivio, e a tutte le altre pagine del prodotto.
Gli utenti esterni non sono invece censiti a sistema. Sono identificati dalla terna di dati nome, cognome ed email, e possono accedere solamente alla pagina di firma di una specifica pratica a loro inviata, per poi non poter più entrare nell'applicativo una volta completata la firma.
I ruoli sono censiti dagli amministratori di sistema, e ad ogni ruolo è associabile uno ed un solo utente interno. Inviare una pratica in firma ad un ruolo permette di inviarla senza sapere esattamente chi sta ricoprendo quel ruolo in quel momento, ma con la sicurezza di invarla comunque al destinatario corretto.
Il redattore può scegliere gli utenti dalla Rubrica, che viene visualizzata come nella figura sottostante:
L'utente scrive nello spazio "Cerca…" uno o più caratteri, che Askme Sign utilizza per ricercare il nominativo del firmatario fra i "Preferiti".
Se i Preferiti non contengono il firmatario, l'utente deve cliccare su "Interni" per ricercare fra tutti gli utenti registrati a sistema.
Una volta selezionato un utente interno dalla lista, se lo si vuole includere fra i Preferiti basta cliccare sull'icona a forma di stella alla sua sinistra, che si colora indicando l'inclusione desiderata. La rimozione dai Preferiti avviene con la stessa modalità.
Per selezionare un utente esterno invece, è necessario cliccare la sezione "Esterni", e iniziare a digitare l'indirizzo email, fino a che non compare fra i suggeriti e lo si può cliccare. Se l'utente esterno non è mai stato usato in precedenza, dopo aver inserito l'indirizzo email completo occorre cliccare su "+ Email esterna", e completare la compilazione inserendo anche nome e cognome.
Ordinamento dei firmatari
L'ordine di firma dei firmatari scelti nella pratica viene deciso dal redattore in questa fase.
Il redattore può decidere:
- di elencare i firmatari uno dopo l'altro, ciascuno in un distinto STEP, obbligando quindi un preciso ordine di firma dei documenti;
- di inserire più di un firmatario nello stesso STEP, consentendo quindi di firmare nell'ordine che si preferisce;
- di inserire più firmatari nello stesso step, e attivare l'opzione "Imposta firme per l'avanzamento", consentendo quindi di firmare nell'ordine che si preferisce, ma rendendo necessarie solo un sottoinsieme delle firme per poter proseguire con il processo. La seconda e la terza opzione sono fattibili solo attivando l'opzione "Firma in parallelo" in alto a destra.
Le possibilità elencate sopra possono essere mescolate per creare processi più complessi, come quello mostrato di seguito.
Lo STEP 1 contiene due firmatari, ai quali arriva l'invito a firmare subito dopo la creazione della pratica. Non è importante chi dei due firmerà per primo, ma è necessario che firmino entrambi prima che la pratica possa proseguire allo STEP 2.
Lo STEP 2 contiene un solo firmatario, che può firmare solo dopo che il primo STEP si è completato. Non è possibile proseguire con il processo fino a che questo firmatario non ha completato la sua firma, concludendo lo step.
Lo STEP 3 contiene due firmatari, ma ha anche impostata l'opzione di una sola firma prevista per l'avanzamento. Questo significa che non è importante chi firmerà per primo, MA basterà la firma di uno solo dei due firmatari per far completare la pratica.
Assegna
In questa fase è necessario specificare per ciascun firmatario quali azioni di firma compirà per ciascun documento, ed è possibile compilare i documenti tramite l'inserimento di segnaposto.
Il menu laterale più a sinistra dell'immagine elenca gli STEP, e i firmatari previsti per ciascuno step. Espandendo i singoli step è possibile decidere l'azione di firma dall'apposito menu a tendina. L'azione di firma si applicherà a quello step per lo specifico documento che si sta visualizzando al momento della scelta.
Non è possibile apporre, a parità di STEP e DOCUMENTO, più azioni di firma DIVERSE.
Selezionando uno specifico firmatario, si potranno inserire dei talloncini e dei segnaposto a lui associati, utilizzando il menu laterale disposto a destra di questo.
Se una volta scelta l'azione di firma il redattore cambia idea, e la sostituisce con un'altra, gli si presenta una modale che lo informa che tutti i talloncini inseriti erediteranno la nuova azione di firma scelta.
Sempre in questa sezione è possibile analizzare i documenti caricati, e manipolarli tramite la barra degli strumenti posta in alto e al centro della schermata:
- Cliccando sul primo pulsante, è possibile aprire e chiudere il pannello firme.
- Cliccando sulle lenti di ingrandimento, è possibile applicare o togliere lo zoom sul documento, mentre mentre cliccando sull'icona con le quattro frecce, è possibile ripristinare la grandezza standard.
- Tramite le frecce sinistra e destra al centro dellla barra, è possibile spostarsi di pagina in pagina, ma è anche possibile digitare la pagina che si vuole visualizzare direttamente nel campo numerico al centro.
- Cliccando sulla penultima icona, è possibile rimuovere tutti i tallloncini e i segnaposto inseriti. Attenzione, una volta confermata la cancellazione non è possibile ripristinare gli elementi cancellati.
- Cliccando sull'ultima icona infine, si può scaricare il documento che si sta visualizzando.
Conferma
Lo step di conferma serve a controllare un'ultima volta tutte le impostazioni scelte per la pratica, per poi procedere con l'invio. In questa fase è anche possibile specificare se salvare o meno la prarica creata anche come tipologia di processo, per riutilizzarla nuovamente in futuro.
La creazione della pratica avviene mediante la selezione del pulsante "Invia" in alto a destra.