Archivio delle pratiche
In questa sezione sono elencate tutte le pratiche, con la possibilità di filtrare la visualizzazione per stato e per altre caratteristiche.
Nella seguente tabella sono elencati e descritti gli elementi presenti.
| Nome elemento | Descrizione | Dettagli |
|---|---|---|
| Filtro per stato | Cliccando sugli stati elencati in alto è possibile filtrare rapidamente le pratiche per stato. | La selezione dello stato cestinato mostra le pratiche eliminate, che possono essere ripristinate o eliminate definitivamente. |
| Filtri e lente di ricerca | Permettono di impostare dei filtri sulla visibilità delle pratiche e ricercare per parole chiave. | |
| Icona a forma di tre pallini in alto a destra | Apre una lista di funzioni che permettono di modificare le colonne visibili in tabella, e di esportare i dati delle pratiche. | L'elenco delle pratiche è esportabile come CSV, mentre i documenti delle pratiche sono esportabili come ZIP. |
| Azioni sulla pratica | In fondo ad ogni riga della tabella sono disponibili una serie di funzioni per la lavorazione delle pratiche. |
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Nel caso una pratica venga contrassegnata dal simbolo 
, significa che è stata firmata digitalmente.
È possibile ricercare le pratiche presenti in elenco utilizzando i filtri, che si attivano utilizzando il pulsante 
.
Nella sezione che si apre è possibile cliccare su Aggiungi filtro e scegliere uno o più criteri previsti per filtrare. Cliccando sul pulsante Applica, si opera la filtratura impostata.
Cliccando su Reset e poi su Applica si resetta la filtratura.
Pagina di dettaglio di una pratica
Si descrivono di seguito le parti che compongono la pagina di dettaglio di una singola pratica.
Dettagli, Monitoraggio e Configurazioni
In questa sezione troviamo le informazioni generali della pratica: ID, redattore, tipologia di partenza, stato, data di ultima modifica, priorità, privacy, ecc... Alcuni dati, come la priorità e l'urgenza, sono modificabili tramite il simbolo a forma di matita.
Documenti
In questa sezione vengono mostrate le anteprime dei documenti PDF della pratica. Se un documento non è PDF, non è possibile vederne l'anteprima. Sono disponibili delle funzionalità di zoom, download e spostamento fra le pagine per una migliore consultazione dei singoli documenti.
Avanzamento
Questa sezione illustra il processo di firma della pratica, a partire dal redattore, fino al completamento. Gli step colorati sono quelli già effettuati, mentre quelli in grigio devono ancora essere raggiunti. Per ogni evento significativo vengono riportate anche data e ora dell'evento.
Cronologia
Questa sezione riporta l'elenco completo degli eventi che hanno interessato la pratica dalla sua reazione fino al momento attuale. Per ogni evento viene indicata la sua natura, accompagnata da data e ora, e dall'indicazione di chi ha scatenato l'evento stesso.
Notifiche
La sezione riporta le impostazioni di notifica decise dal redattore per la specifica pratica.
Tags
Questa sezione riporta eventuali tag associati alla pratica dal redattore.
Operazioni effettuabili su pratiche già create
Cliccando il pulsante a forma di tre pallini in alto a destra del dettaglio della pratica, si ottiene un elenco di operazioni effettuabili sulla pratica stessa.
Invia sollecito
Il redattore può innescare l'invio di una mail di sollecito al firmatario, inserendo eventualmente una nota, che comparirà nella mail ricevuta dal firmatario.
Rinomina
Il nome di una pratica può essere modificato anche successivamente alla sua creazione.
Crea tipologia
Questa opzione consente di creare una nuova tipologia compilata con le impostazioni della pratica che si sta consultando.
Crea copia
La funzionalità Crea copia consente di creare una nuova pratica a partire da una già esistente, riutilizzando documenti, processo di firma, firmatari, segnaposto e impostazioni generali.
La pratica di partenza non viene modificata: al termine dell'operazione viene creata una pratica nuova, con un proprio identificativo e un processo che riparte dall'inizio.
A differenza della modifica di una pratica, la copia non richiede che l'utente sia il redattore della pratica originale: è sufficiente avere accesso al dettaglio e i permessi per avviare un nuovo processo.
Non è previsto un vincolo sullo stato della pratica.
Se la pratica è associata a una tipologia di documento, il sistema verifica che la tipologia sia ancora attiva e utilizzabile dall'utente. Se l'utente può sottomettere pratiche solo tramite tipologie e la pratica di partenza non ne ha una associata, la copia viene bloccata.
Dopo il click su "Copia pratica", il sistema riporta il redattore alle schermate di redazione, e ripropone le stesse fasi della creazione di una nuova pratica: Crea, Organizza, Assegna, Conferma.
All'avvio vengono precaricati i dati della pratica di partenza, con alcune eccezioni:
- Tipologia di documento associata: vengono ereditate le configurazioni attuali della tipologia (non quelle storiche al momento del primo invio);
- Documenti: vengono caricati i documenti originali della pratica iniziale, privi di eventuali firme o segnaposto compilati successivamente;
- Processo di firma completo: indipendentemente dallo stato della pratica originale, nella pratica copiata si riparte da capo, dal primo step del processo;
- Data di scadenza: l'eventuale scadenza della pratica originale viene ricalcolata mantenendo lo stesso numero di giorni intercorrenti, nella pratica originale, tra la data di creazione e la data di scadenza, applicando tale intervallo alla data odierna.
Se i documenti originali non sono più disponibili in archivio, il sistema mostra un avviso e la copia può proseguire senza documenti precaricati.
Limitazioni e vincoli
- Non è possibile copiare pratiche da firma veloce o generate da sistema esterno.
- Restano validi i vincoli imposti dalla tipologia (ad esempio blocco modifica step, segnaposto, documenti o notifiche).
- Se la tipologia non è più disponibile, o l'utente non ha permesso di utilizzarla, l'operazione viene interrotta con un messaggio di errore.
Modifica pratica
La funzionalità Modifica pratica consente al redattore di modificare una pratica già inviata in firma — senza crearne una copia — intervenendo su documenti, processo di firma, firmatari, segnaposto, scadenza, visibilità e altre impostazioni.
Per poter modificare una pratica occorre esserne il redattore, e la pratica non deve essere stata ancora completata.
Dopo il click su "Modifica pratica", il sistema riporta il redattore alle schermate di redazione, e ripropone le stesse fasi della creazione di una nuova pratica: Crea, Organizza, Assegna, Conferma. Vengono ricaricate le stesse informazioni impostate in fase di invio originale.
Durante tutto il periodo di modifica della pratica, questa risulta non accessibile per i firmatari, che devono attendere il completamento delle modifiche per poter prendere parte al processo.
Limitazioni e vincoli durante la modifica
Il redattore può modificare ogni aspetto della pratica, purché non influisca su eventuali step già avanzati dai firmatari.
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Documenti già firmati
Non è possibile rimuovere un documento che risulta già firmato. I documenti firmati devono essere mantenuti nel pacchetto inviato; è consentito aggiungere nuovi documenti o modificare quelli non ancora firmati. -
Firmatari che hanno già agito
I firmatari che hanno già completato un'azione (firma, approvazione, ecc.) negli step precedenti o nello step corrente non possono essere rimossi o modificati. I relativi segnaposto restano associati a loro e non sono editabili. -
La modalità invio massivo non è disponibile in modifica.
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Se la pratica era scaduta ma non ancora completata, al salvataggio, dopo aver posticipato la scadenza, viene riportata in stato di lavorazione.
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Se la tipologia prevede segnaposto o firmatari non modificabili, tali vincoli restano validi anche in modifica.
Notifiche
Dopo la modifica, il sistema aggiorna la pratica esistente e invia una notifica ai soggetti coinvolti:
- i firmatari non modificati, che hanno già firmato o che devono ancora firmare nello step corrente, ricevono una notifica di avvenuta modifica da parte del redattore;
- i firmatari rimossi dallo step corrente ricevono una notifica di rimozione dal processo;
- i nuovi firmatari introdotti nello step corrente ricevono un invito a firmare come in un normale avvio di step.
Audit Log
Cliccando questa opzione si ottiene la generazione e l'apertura in un'altra scheda di un PDF che contiene tutte le informazioni relative alla pratica. L'audit log è un documento di accompagnamento della pratica, che contribuisce al tracciamento delle operazioni effettuate sui documenti.
Modifica scadenza pratica
La funzionalità Modifica scadenza pratica consente di aggiornare rapidamente data e ora di scadenza di una pratica in lavorazione, o scaduta, senza accedere al percorso completo di modifica e senza intervenire su documenti, firmatari o processo di firma.
Se la pratica risultava scaduta e la nuova data di scadenza è successiva al momento attuale (oppure la scadenza viene rimossa), il sistema la riporta automaticamente in stato In lavorazione, consentendo la prosecuzione del processo.
Tags
I tag associati alla pratica sono modificabili anche dopo la sua creazione.