Ruoli applicativi

Introduzione

L'applicativo Askme Sign consente la gestione di vari profili di sicurezza, composti da una combinazione di ruoli, che regolano le limitazioni all'accesso ad alcune funzionalità applicative. Scopo del presente documento è quello di descrivere in modo esteso i diversi ruoli applicativi presenti all'interno della piattaforma, che sarà possibile combinare per la creazione di profili utente.

Elenco ruoli

Un ruolo applicativo è composto principalmente da un codice univoco ed una descrizione stesa in formato human readable. Vengono a seguito presentati in modo schematico tutti i ruoli presenti nell'applicativo e gli impatti conseguenti a livello funzionale dall'associazione di tale ruolo ad un profilo.

Un profilo è dunque la composizione di più ruoli applicativi. Un utente può avere associati poi uno o più profili: l'elenco dei permessi acquisiti sarà dato dall'unione di tutti i ruoli afferenti ai profili in cui è presente.

Accesso e profilo personale

Codice	Descrizione	Funzionalità
AS_WLC_PAG	Welcome page	Visualizzazione della pagina di benvenuto, visualizzazione pagina con riepilogo contatori numerici, elenco pratiche in attesa di una propria firma o approvazione (libro firma).
AS_VIE_PRO	Visualizzazione del profilo personale	Consente all'utente di accedere in sola lettura alla propria scheda profilo: dati anagrafici, firme caricate e certificati di firma digitale remota associati. Senza "Amministrazione profilo personale" non è possibile modificarli.
AS_ADM_PRO	Amministrazione profilo personale	Consente all'utente la modifica delle proprie impostazioni di anagrafica di profilo, le informazioni personali, le proprie firme ed i propri certificati di firma digitale remota associati.
AS_OPT_GEN	Modifica opzioni utente	Consente di modificare le impostazioni personali in merito alla ricezione di notifiche email.
AS_VIEW_LICENSE	Visualizzazione stato licenza	Consente di visualizzare i dettagli relativi alla licenza d'uso dell'applicativo.

Utenti, profili e struttura organizzativa

Codice	Descrizione	Funzionalità
AS_LST_USR	Lista utenti	Consente di visualizzare la lista utenti censiti nell'applicativo nel menu "Amministrazione - Utenti", visualizzarne il dettaglio, accedere alla scheda profilo.
AS_ADM_USR	Amministrazione utenti	Consente di visualizzare la lista utenti censiti nell'applicativo nel menu "Amministrazione - Utenti", visualizzarne il dettaglio, accedere alla scheda profilo, modificare i dati di contatto e anagrafica, associare l'utente a un profilo sicurezza, associare l'utente a un'azienda, un ruolo o un'unità organizzativa. Consente di modificare le sue firme caricate ed i suoi certificati di firma. Consente di associare un utente ad una specifica organizzazione.
AS_ADM_PRF	Amministrazione profili sicurezza	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei profili di sicurezza applicativi in "Amministrazione - Profili".
AS_ADM_CMP	Amministrazione aziende	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle aziende in "Amministrazione - Aziende".
AS_ADM_JBS	Amministrazione mansioni	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei ruoli in "Amministrazione - Ruoli".
AS_ADM_DEP	Amministrazione reparti	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle unità organizzative in "Amministrazione - Unità Organizzative".
AS_ADM_CNT	Amministrazione contatti	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei contatti in "Amministrazione - Contatti". Un contatto è rappresentato da un nome, cognome e indirizzo email e rappresenta una rubrica applicativa per la semplificazione in invio documenti ai destinatari in copia.
AS_LST_TNT	Visualizzazione organizzazioni	Come "Amministrazione organizzazioni", ma in sola lettura.
AS_ADM_TNT	Amministrazione organizzazioni	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle organizzazioni (tenants) in "Amministrazione - Organizzazioni".
AS_VIE_TNT	Visualizzazione dettaglio organizzazione corrente	Consente di visualizzare i dati minimali relativi all'organizzazione corrente.

Redazione e firma delle pratiche

Codice	Descrizione	Funzionalità
AS_DOC_SUB	Sottomissione documenti	Consente la sottomissione di documenti e la creazione di nuovi processi di firma. Saranno dunque abilitate sia la firma veloce che l'inizio di un nuovo processo, eventualmente afferente ad una particolare tipologia. Le tipologie visibili sono quelle determinate dall'elenco dei redattori associati.
AS_SNG_SIN	Sottomissione documenti firma veloce	Consente la sottomissione di documenti. Sarà abilitata solamente la firma veloce.
AS_SNG_SEA	Sottomissione documenti sigillo veloce	Abilita l'utente all'apposizione di un sigillo elettronico (tramite un certificato di sigillo, tipicamente dell'organizzazione) in modalità veloce, in alternativa alla firma personale. Senza questo ruolo l'azione di sigillo viene rifiutata.
AS_SNG_PRC	Sottomissione processo di firma	Consente la sottomissione di documenti mediante la creazione di nuovi processi di firma. Sarà dunque abilitato unicamente l'inizio di un nuovo processo, eventualmente afferente ad una particolare tipologia. Le tipologie visibili sono quelle determinate dall'elenco dei sottomittenti associati.
AS_SNG_PRC_LMT	Sottomissione processo di firma solamente tramite tipologia	Come "Sottomissione processo di firma", ma l'utente non può creare un processo libero: può avviare una nuova pratica esclusivamente a partire da una tipologia di cui è redattore.
AS_SNG_QLF	Firma Qualificata	Abilita l'utente alla redazione di pratiche che richiedono ai firmatari una firma elettronica qualificata (FEQ) tramite certificato di firma remota.
AS_SNG_QLF_SPID	Redazione documenti con firma qualificata SPID	Abilita l'utente alla redazione di pratiche che richiedono ai firmatari una firma elettronica qualificata con riconoscimento tramite SPID/CIE.
AS_DOC_SGN	Firma documenti	Abilita l'utente all'azione di firma sui documenti.
AS_EDTR_FLW	Redattore Flussi	Abilita, nella redazione di una pratica, la modalità invio massivo (stessa pratica inviata a più destinatari), quando prevista dalla tipologia.
AS_ADM_DRAFT	Amministratore bozze	Consente di visualizzare e gestire nell'elenco "Pratiche in bozza" le bozze salvate da tutti gli utenti, e non solo le proprie.

Archivio, consultazione e gestione delle pratiche

Codice	Descrizione	Funzionalità
AS_DOC_LST	Lista documenti	Consente la visualizzazione dell'archivio delle pratiche in consultazione. La visibilità di tali pratiche è legata all'afferenza a determinate organizzazione ed al coinvolgimento dell'utente in particolari processi di firma. Consente di accedere al dettaglio della singola pratica in consultazione.
AS_DOC_PRS	Lista documenti personali	Consente la visualizzazione dell'archivio delle pratiche personali firmate in modalità di firma veloce.
AS_DOC_ADM	Amministratore documenti di unità	Consente di vedere in archivio pratiche tutte le pratiche visibili alla unità organizzativa (o alle unità organizzative) alla quale si appartiene. Se si ha questo permesso ma non si è associati ad alcuna unità organizzativa, non si vedrà nulla in archivio.
AS_GLB_DOC_ADM	Amministratore documenti globale	Consente l'accesso in sola visualizzazione a tutto l'archivio delle pratiche. L'accesso al dettaglio è però consentito solamente in base ai criteri di visibilità delle stesse. Se un utente non ha un'organizzazione associata ed ha "Amministratore documenti globale" vede tutte le pratiche di tutte le organizzazioni. Se un utente ha un'organizzazione associata, è amministratore della singola organizzazione ed ha "Amministratore documenti globale" come ruolo, vede tutte le pratiche della sua organizzazione. Se un utente NON è SUPERADMIN, e NON ha "Amministratore documenti globale" vede solamente le pratiche di cui è redattore o ha contribuito nel processo di firma.
AS_DOC_DOW	Download documenti	Consente il download delle pratiche. Nel caso di pratiche contenenti più documenti sarà generato un file archivio compresso (zip).
AS_DOC_DEL	Cancellazione pratiche	Consente di cestinare una pratica, ripristinarla dal cestino ed eliminarla definitivamente. Senza questo ruolo le azioni di eliminazione non sono disponibili in archivio.
AS_VER_DOC	Verifica documenti	Consente di accedere alla funzione di verifica di un documento firmato: caricando un file l'applicativo ne analizza le firme presenti e ne mostra la validità ed i dettagli dei certificati.
AS_EXE_PLG	Esecuzione manuale plugin	Consente di rilanciare manualmente, dal dettaglio di una pratica, l'esecuzione dei plugin configurati sulla tipologia (es. protocollazione, archiviazione, spooling) qualora l'esecuzione automatica sia fallita o debba essere ripetuta.
AS_DOC_FLW	Amministrazione flussi	Consente di accedere alla pagina di statistiche e dashboard dei flussi inseriti sull'applicativo. I documenti sono raggruppati nello stesso flusso se condividono lo stesso valore nel campo "flow".
FLW_VIE_LMT	Visibilità limitata flussi	Come "Amministrazione flussi". Saranno mostrati solamente i flussi avviati direttamente dall'utente corrente.
AS_REPORTS	Visualizzazione reports	Consente la visualizzazione della pagina dedicata ai grafici ed alle statistiche di utilizzo della piattaforma.

Tipologie, moduli e configurazione dei processi

Codice	Descrizione	Funzionalità
AS_ADM_WOR	Amministrazione tipologie documenti	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle tipologie di documenti in "Tipologie documenti".
AS_ADM_WF_LMT	Amministrazione limitata tipologie	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle tipologie di documenti in "Tipologie documenti", con la limitazione di poter operare solamente sulle tipologie abilitate in modifica per l'unità organizzativa o l'azienda di afferenza dell'utente corrente.
AS_ADM_CRC	Amministratore ambiti	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione degli ambiti dell'organizzazione in "Amministrazione - Ambiti". Un ambito raggruppa un insieme di utenti: associando un ambito ai redattori di una tipologia è possibile vincolare l'utilizzo di quella tipologia ai soli utenti che ne fanno parte.
AS_ADM_MDL	Amministrazione moduli	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei moduli (templates) in "Amministrazione - Moduli".
AS_ADM_STP	Amministrazione timbri	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei timbri in "Amministrazione - Timbri".
AS_ADM_TAG	Amministrazione Tag	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei tags (etichette) in "Amministrazione - Tags".
AS_ADM_SCH	Schedulazione invio documenti	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione della pianificazione di invio documenti in "Amministrazione - Pianificazione".
AS_ADM_MAI	Amministrazione caselle email	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle caselle email in "Amministrazione - Caselle email". L'applicativo andrà in lettura delle mail in arrivo su tale casella mediante protocollo IMAP o POP3. Se una casella è collegata ad una particolare tipologia, all'arrivo di una mail con allegato sarà inizializzato un nuovo processo di firma su tale tipologia con tutti gli allegati presenti.

Amministrazione di sistema e integrazioni

Codice	Descrizione	Funzionalità
AS_ADM_GEN	Impostazioni generali	Consente di modificare le configurazioni generali dell'applicativo dal menu "Amministrazione - Generali".
AS_AUT_LDP	Autenticazione LDAP	Consente la configurazione dell'accesso all'applicativo mediante integrazione con LDAP in "Amministrazione - Sicurezza". Mediante l'interfaccia sarà possibile configurare il server LDAP di riferimento, i parametri di accesso con l'utenza manager ed il mapping di eventuali attributi nei campi di anagrafica utente.
AS_AUT_AKE	Gestione API Keys	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione delle API keys in "Amministrazione - Sicurezza". Mediante la API key sarà possibile autenticarsi ai servizi con il token generato.
AS_ADM_WBH	Amministrazione webhooks	Consente la gestione dei webhooks e la gestione delle esecuzioni avvenute nel sistema in "Amministrazione - Webhooks". Per ogni esecuzione di un webhook è possibile visualizzarne i dettagli, il payload, il metodo di autenticazione ed il risultato. Mediante il pannello è inoltre possibile inviare nuovamente in esecuzione il webhook.
AS_ADM_EXS	Amministratore sistemi esterni	Consente la creazione, modifica, visualizzazione e cancellazione dei sistemi esterni (applicativi integrati via API che creano pratiche su Askme Sign) in "Amministrazione - Sistemi esterni".
AS_ADM_FILE_EXS	Amministratore pratiche sistemi esterni	Consente di consultare in archivio le pratiche create dai sistemi esterni per i quali l'utente è stato abilitato, indipendentemente dal proprio coinvolgimento nel processo di firma. Consente inoltre la visualizzazione (in sola lettura) dell'elenco dei sistemi esterni.
AS_ADM_COM	Amministrazione comunicazioni	Consente la creazione, modifica, visualizzazione, pubblicazione e cancellazione delle comunicazioni e note di rilascio mostrate agli utenti in homepage, in "Amministrazione - Comunicazioni".