Compilazione dei documenti: talloncini di firma e segnaposto

All'interno delle pratiche un redattore può aggiungere uno o più talloncini di firma e segnaposto. L'inserimento deve avvenire dopo aver selezionato uno specifico firmatario del processo, e il talloncino/segnapsoto creato sarà associato a lui.

Talloncini di firma

I talloncini inseriti nei documenti di una pratica in fase di redazione hanno un aspetto, delle dimensioni, una posizione e altre proprietà iniziali di default che possono essere personalizzate dal redattore.

Cliccando sull'icona a forma di tre pallini posta in alto a destra del talloncino compare un elenco di opzioni:

• Opzione Ruota: permette di ruotare il talloncino a destra o a sinistra.
  

• Opzione Scala: permette di regolare la dimensione del talloncino. La dimensione è regolabile anche cliccando l'angolo in basso a destra del talloncino e trascinandolo con il mouse.
  

• Opzione Dimensione: permette di regolare la dimensione del talloncino, stavolta scegliendo fra tre misure preimpostate.
  

• Opzione Replica: cliccando su questa opzione viene generato un duplicato del talloncino di firma, con le stesse proprietà di quello di partenza.
  

  La funzione è applicabile con alcune limitazioni:

  • Il limite di repliche di un talloncino è 100, nell’ambito della stessa pratica (quindi, di uno o più documenti della pratica).
  • Tale limite si pone all’interno del numero complessivo di talloncini che è consentito apporre in una pratica, fissato a 150.
  • I documenti sui quali deve essere effettuata la replica devono avere un numero di pagine maggiore o uguale al numero della pagina in cui è posizionata l’area di firma originaria.
  • Pagine orientate in modo diverso possono costituire un impedimento alla replica.

• Opzione Cancella: permette di cancellare il talloncino.
  

• Opzione Proprietà: permette di modificare aspetto e posizionamento del talloncino.
  

  Si elencano di seguito le voci principali che definiscono l'aspetto del talloncino:

  Nome elemento	Descrizione
  Firma invisibile	La visibilità dell’area di firma può essere determinata disabilitando o abilitando il toggle “Firma invisibile”. Se si attiva questo toggle, la parte inferiore della finestra non riporta alcuna opzione di configurazione. L’area di firma NON sarà visualizzata sul documento firmato.
  Visualizza immagine	Permette di riservare uno spazio nell’area di firma in cui verrà posizionato un logo o un’immagine di firma del firmatario.
  Visualizza testo	Permette di selezionare le caratteristiche dell’utente che verranno riportate nell’area di firma. Le opzioni disponibili sono mostrate più in basso e ciascuna di esse è attivabile/disattivabile operando sul relativo toggle.
  Anteprima	Viene presentata un’anteprima dell’area di firma con gli elementi selezionati.
  Applica marca temporale	Se attivato, aggiunge la marca temporale al documento firmato. La marcatura temporale viene apposta previa disponibilità di marche residue. Se le marche sono esaurite l'applicazione restituisce un errore in fase di firma.

  Il posizionamento del talloncino si può definire trascinandolo con il mouse, inserendo le coordinate esatte nella modale delle proprietà, o cliccando il talloncino per poi utilizzare i tasti freccia della tastiera.

Segnaposto

Per compilare i documenti il redattore può inserire numerosi segnaposto, che possono essere spostati e personalizzati grazie a numerose proprietà.

Di seguito l'elenco completo dei segnaposto disponibili e la corrispondente descrizione:

Nome segnaposto	Immagine segnaposto	Note
Testo libero		Campo di testo vuoto, compilabile dal redattore o dal firmatario.
Data di firma		Campo di testo popolato dal sitema con la data di firma del firmatario.
Data e ora di firma		Campo di testo popolato dal sistema con la data e l'ora di firma del firmatario.
Croce		Campo di testo popolato dal sistema con una crocetta.
Check box		Checkbox che può essere spuntata o meno dal redattore o dal firmatario.
Radio button		Radio che può essere selezionato o meno dal redattore o dal firmatario. Ogni radio inserito ha un gruppo associato, ed è selezionabile un solo radio per lo stesso gruppo.
Combo box		Lista di opzioni configurabili dal redattore, e selezionabili da lui o dal firmatario.
Allegato		Pulsante per permettere al firmatario di inserire un documento nella pratica. Il documento sarà un allegato, non verrà firmato da alcun firmatario.
Nome e cognome firmatario		Campo di testo popolato dal sitema con il nome e il cognome del firmatario, ottenuti dal suo profilo utente.
Nome firmatario		Campo di testo popolato dal sitema con il nome del firmatario, ottenuto dal suo profilo utente.
Cognome firmatario		Campo di testo popolato dal sitema con il cognome del firmatario, ottenuto dal suo profilo utente.
Email		Campo di testo popolato dal sistema con l'email del firmatario, recuperata dal profilo utente.
Tutti gli altri segnaposto		Segnaposto di testo compilati dal sistema con dati ottenuti dal profilo utente del firmatario, se presenti. In caso di assenza, al firmatario verrà richiesta la compilazione di questi campi in fase di firma.

Ogni segnaposto ha un'icona a forma di tre pallini in alto a destra che permette di aprire una modale con le proprietà del segnaposto stesso.

Alcune proprietà sono comuni a tutti i segnaposto:

• Codice del segnaposto, per identificarlo univocamente.
• Posizione esatta nel documento, tramite le coordinate e il numero di pagina.
• Dimensione del segnaposto, tramite i campi larghezza e altezza.

Segnaposto di testo libero

I segnaposto di testo libero possono essere personalizzati indicando:

• Se il segnaposto è 'Obbligatorio. In caso affermativo, il firmatario non potrà concludere la firma senza aver prima compilato il segnaposto.
• Se il segnaposto è in Sola lettura. In caso affermativo, il redattore deve compilare il segnaposto, mentre il firmatario potrà solamente leggere il testo inserito dal redattore.
• Le dimensioni e lo stile del font.
• Un testo precompilato col quale compilare il segnaposto, eventualmente modificabile dal firmatario.
• L'allineamento a destra, al centro, o a sinistra del testo del segnaposto.

Segnaposto compilati dal sistema

I segnaposto compilati dal sistema possono essere personalizzati indicando:

• Se il segnaposto è 'Obbligatorio. In caso affermativo, il firmatario non potrà concludere la firma senza aver prima compilato il segnaposto.
• Le dimensioni e lo stile del font.
• L'allineamento a destra, al centro, o a sinistra del testo del segnaposto.

Checkbox

Le checkbox possono essere personalizzate impostandole come obbligatorie, e impostandole in sola lettura per il firmatario.

Al termine della firma, al posto della checkbox selezionata il sistema stampa sul documento finale una croce.

Radio button

I radio button possono essere personalizzati impostandoli come obbligatori, e impostandoli in sola lettura per il firmatario.

Per i radio esiste anche una proprietà aggiuntiva, il Gruppo del radio button, un numero che identifica il gruppo di appartenenza del radio. Per ogni gruppo è selezionabile un solo radio fra quelli presenti.

Al termine della firma, al posto del radio selezionato il sistema stampa sul documento finale un pallino, mentre tutti gli altri radio del gruppo scompaiono dal documento.

Combo box

Le combo box possono essere personalizzate impostandole come obbligatorie, e impostandole in sola lettura per il firmatario. Si possono definire anche dimensione e stile del font.

Per le combo esiste anche una proprietà aggiuntiva, che deve essere necessariamente compilata: Opzioni disponibili. Si tratta di un elenco di opzioni da aggiungere, che verranno mostrate sottoforma di menu a tendina al firmatario. Al termine della firma, al posto del menu a tendina il sistema stampa sul documento finale l'unica opzione scelta.

Allegato

Il segnaposto allegato può essere reso obbligatorio, e permette al firmatario di aprire una modale per il caricamento di un documento aggiuntivo nella pratica:

Se obbligatorio, il firmatario non può proseguire fino a che non ha caricato un documento.

Al termine della firma, il segnaposto scompare, e la pratica contiene un nuovo documento, contrassegnato come allegato.

Talloncini e segnaposto condizionati

L'impostazione di condizioni su talloncini di firma o segnaposto permette di renderli visibili o obbligatori solo quando un altro segnaposto del documento soddisfa una determinata condizione.

In questo modo il redattore può costruire moduli dinamici in cui compaiono solo i campi rilevanti in base alle scelte del firmatario.

Le condizioni sono impostabili all'interno delle proprietà dei talloncini, nella sezione Proprietà avanzate, e in quelle dei segnaposto, nella scheda Condizioni.

Non per tutti i segnaposto possono essere impostate delle condizioni.

Di seguito i segnaposto che possono essere condizionati:

• Testo libero
• Checkbox
• Radio button
• Combo box
• Allegato

Come impostare una condizione

Per impostare una condizione vanno indicati quattro elementi:

1. Comportamento del segnaposto — cosa succede al segnaposto quando la condizione è soddisfatta.
2. Segnaposto di riferimento — il codice del segnaposto il cui valore viene valutato (uno degli altri segnaposto dello stesso firmatario).
3. Condizione — il confronto da applicare sul valore del segnaposto di riferimento.
4. Valore — il testo con cui confrontare il segnaposto di riferimento, quando richiesto dalla condizione scelta.

Al completamento della configurazione, il sistema mostra un riepilogo in linguaggio naturale, ad esempio: «note_aggiuntive è visibile solo se accetta_condizioni è selezionato».

La sezione deve essere compilata per intero oppure lasciata completamente vuota: non è consentito compilare solo alcuni campi. In caso di compilazione parziale viene mostrato un messaggio di errore e non è possibile salvare le proprietà.

Comportamenti disponibili

Comportamento	Effetto	Si applica a
È visibile	Il segnaposto viene mostrato al firmatario solo quando la condizione è vera. Quando la condizione non è soddisfatta il campo viene nascosto e il suo eventuale contenuto viene azzerato.	Segnaposto
È obbligatorio	Il segnaposto resta sempre visibile, ma diventa obbligatorio solo quando la condizione è vera.	Segnaposto
Visibile e obbligatorio	Il talloncino di firma compare e deve essere firmato solo quando la condizione è soddisfatta. Quando la condizione non è vera, il talloncino non viene stampato sul documento finale.	Talloncini di firma

Condizioni disponibili

Condizione	Descrizione	Si applica a
È uguale a	Il testo inserito coincide esattamente con il valore indicato.	Testo libero, combo box
È diverso da	Il testo inserito è diverso dal valore indicato.	Testo libero, combo box
Non contiene	Il testo inserito non contiene il valore indicato.	Testo libero, combo box
Non è valorizzato	Il campo è vuoto.	Testo libero
È valorizzato	Il campo contiene almeno un carattere.	Testo libero
È selezionato	Il campo è spuntato/selezionato.	Checkbox, radio button
Non è selezionato	Il campo non è spuntato/selezionato.	Checkbox, radio button

• I segnaposto configurati con una condizione mostrano un'icona indicativa con un tooltip che descrive la dipendenza (ad esempio: «Il campo note_aggiuntive è visibile in base al valore di accetta_condizioni»).
  

• Durante la compilazione dei documenti, il sistema ricalcola automaticamente visibilità e obbligatorietà di tutti i segnaposto condizionali ogni volta che il firmatario modifica un campo che può influenzare una condizione.

• Se il segnaposto di riferimento è a sua volta nascosto da una condizione, anche i segnaposto che dipendono da esso restano nascosti (o non obbligatori, a seconda del comportamento impostato).

• Se un segnaposto usato come riferimento viene eliminato, tutte le regole condizionali che lo citano vengono rimosse automaticamente e il redattore riceve un avviso.

• Per i talloncini di firma, deve esserci almeno un altro talloncino di firma senza condizioni nello stesso ambito (stesso firmatario, stesso documento). Senza un talloncino «incondizionato» la sezione campi condizionali non è attivabile.

Ancore

Le ancore permettono di posizionare automaticamente talloncini di firma e segnaposto in corrispondenza di un testo di riferimento presente nei documenti PDF della pratica, invece di definire coordinate fisse pagina per pagina.

Ogni occorrenza del testo indicato come ancora viene utilizzata per generare un campo posizionato in quel punto. Questo approccio è utile quando lo stesso testo compare più volte nel documento (o in più documenti della pratica) e si vuole evitare di posizionare manualmente ogni campo.

L'ancora si imposta cliccando i tre pallini in alto a destra di un talloncino di firma o segnaposto, e poi Imposta ancora.

Nella modale che si apre, il redattore inserisce il testo dell'ancora: una stringa (fino a 50 caratteri) che deve essere presente nel contenuto testuale del PDF. Confermando con Applica ancora, il sistema analizza i documenti e posiziona i campi in corrispondenza di ogni occorrenza trovata.

Nelle proprietà del campo, quando è attiva un'ancora, compare il messaggio: «Per il segnaposto è impostata l'ancora "…", il posizionamento è automatico».

Una volta impostata l'ancora, lo spostamento di un campo ancorato aggiorna tutti i campi che condividono la stessa ancora, mantenendo lo stesso spostamento relativo (offset) orizzontale e verticale su ogni occorrenza.

Delimitatori delle ancore

Nelle impostazioni generali di amministrazione è possibile configurare i delimitatori ancore di firma e segnaposto:

Delimitatore	Valore predefinito	Ruolo
Primo delimitatore	$#	Delimita l'inizio del testo dell'ancora nel PDF
Secondo delimitatore	#$	Delimita la fine del testo dell'ancora (opzionale)

I delimitatori servono a riconoscere il testo dell'ancora all'interno del contenuto del PDF:

• Con entrambi i delimitatori configurati, il sistema cerca un testo che corrisponda esattamente alla stringa dell'ancora.
• Con solo il primo delimitatore, il testo trovato nel PDF può iniziare con la stringa dell'ancora (corrispondenza per prefisso).

I due delimitatori devono essere diversi tra loro.

Limitazioni

• L'ancora funziona solo su documenti PDF. I file in altri formati non vengono analizzati.
• Se il testo dell'ancora non viene trovato in nessun documento, il sistema mostra l'errore «Ancora non trovata nel documento» e l'ancora non viene applicata.
• Se l'ancora è configurata ma non compare in un documento della pratica, i campi ancorati relativi a quel documento vengono rimossi in fase di elaborazione.
• Modificare un'ancora comporta la cancellazione di tutti i campi generati dalla precedente ancora, prima di applicare la nuova.
• Rimuovere un'ancora elimina tutti i campi (talloncini o segnaposto) associati a quella ancora.
• Un talloncino di firma con ancora non può essere raggruppato con altri talloncini tramite la funzione Gruppo, e alcune operazioni (ruota, scala, replica) non sono disponibili finché è attiva l'ancora.
• I segnaposto generati automaticamente da un'ancora non possono essere usati come riferimento per i campi condizionali.

Di seguito un esempio di ancora applicata per posizione un campo di testo libero in un documento: