Manuale

Il presente documento è un manuale utente per l'utilizzo di Askme Sign.

ASKME SIGN è il sistema per la gestione e la dematerializzazione dei processi di firma elettronica multipiattaforma.
È semplice, sicuro e ideale per grandi aziende, PMI e professionisti.

Offre la possibilità di firmare i documenti via browser o tramite app per tablet\smartphone.
Permette di apporre visti, approvazioni, firme elettroniche Semplici (FES), avanzate (FEA) e digitali (FEQ), sia con certificato remoto che con dispositivi fisici.

Consente la configurazione di workflow per logiche di approvazione condizionate.
I documenti possono inoltre essere arricchiti da timbri, specimen di firma e metadati.

Libro firma, firme di presenza, firme commerciali sono gestite con la massima semplicità.

Askme Sign

ASKME SIGN è una piattaforma di controllo dei processi di approvazione documentale che permette di gestire un numero illimitato di processi, utenti e documenti.

Il processo di approvazione documentale può essere schematizzato come da immagine:

Le principali funzioni fruibili, a seconda dei diritti configurati e della tipologia di utente, dall'applicativo Web sono:

• Documenti da firmare: l'elenco di tutti i documenti che sono in attesa di una propria firma o approvazione. Sono visualizzati nella homepage.
• Archivio documenti: elenco di documenti caricati nel sistema e lo storico. Puoi selezionare un documento per averne dettagli, vedere l'anteprima o per scaricarlo.
• Archivio personale: l'elenco di tutti i fascicoli accessibili dall'utente corrente, ovvero quei documenti caricati direttamente o sui quali è stata apposta la propria firma o la propria approvazione.
• Statistiche: dashboard per visualizzazione reports e statistiche di utilizzo.
• Tipologie documenti: modelli di processo già impostati da riutilizzare più volte.
• Amministrazione: tutte le funzionalità di configurazione e amministrazione dell'applicativo (configurazione di utenti, moduli, profili, configurazioni di sicurezza, di timbri, ruoli, aziende, unità organizzative, caselle mail, tags, pianificazione, rubrica e flussi).

ACCESSO

L'accesso alla web application avviene inserendo il proprio username e la propria password.

Recupero Password

Per recuperare la propria password è presente l'apposito link "Hai dimenticato la password?" nella pagina di login.

Cliccato quello, occorre inserire il proprio username:

Il sistema invia una e-mail all'utente che deve recuperare la password, che lo invita a reimpostarla:

Al click su "Link per reimpostare le credenziali", si apre una schermata che richiede l'inserimento di una nuova password, e la ripetizione per una seconda volta della nuova password scelta:

Dopo il click su "Conferma password" le nuove credenziali sono state impostate, e l'utente può provare a rientrare su Askme Sign.

Registrazione

Per registrarsi su Askme Sign è presente l'apposito pulsante "Registrati" nella pagina di login.

Cliccato quello, occorre compilare i campi richiesti nello step successivo (i campi contrassegnati con l'asterisco sono obbligatori):

Compilati tutti i passaggi, il nuovo utente potrà accedere ad Askme Sign. A questo punto, verrà inviata una mail di attivazione all'indirizzo inserito in fase di registrazione, per confermarla.

Dopo il click su "Verifica indirizzo email", il sistema porta ad una pagina di conferma finale:

HOMEPAGE

Nella pagina principale dell'applicativo è possibile visualizzare alcune delle principali statistiche di utilizzo, filtrabili per fascia temporale ed è presente il Libro Firma, l'elenco di tutti i documenti che sono in attesa di un visto o di un'approvazione da parte dell'utente attualmente collegato.

Nella seguente tabella sono elencati e descritti gli elementi presenti in Homepage.

Identificativo	Nome elemento	Descrizione	Dettagli
1	Menu laterale	In questa sezione sono elencate le funzioni a disposizione dell'utente.	Homepage Archivio documenti Statistiche Tipologie di processo Amministrazione
2	Espandi	Cliccando sull'icona è possibile espandere il menu laterale. La corrispondente icona con la freccia verso sinistra consente di ridurlo.
3	Logout	Cliccando sull'icona è possibile effettuare il logout dall'applicazione
4	Per iniziare	In questa sezione sono esposte le azioni che possono essere effettuate.	Firma veloce Processo di firma Sigillo veloce Verifica firma
5	Spazio informazioni	In questa sezione sono riportate informazioni d'interesse per l'utente e novità del sistema.
6	Documenti da firmare	In questa sezione sono elencate tutte le pratiche che l'utente deve firmare o approvare.
7	Schermo intero, Punti ECO, Area utente, Notifiche	In questa sezione sono presenti tutte le funzionalità relative al Profilo utente e la lista delle notifiche ricevute. Cliccando sull'icona a forma di campana, si apre/chiude l'elenco delle notifiche relative ad azioni svolte, che l'utente può azzerare con l'icona a forma di cestino posta al suo interno.	Profilo Aiuto Logout

La disponibilità delle funzionalità dell'applicativo Web è regolata dal ruolo dell'utente.

A partire da un singolo elemento della lista sarà possibile:

• Avanzarlo: accedere alla pagina di firma del documento così da farlo avanzare nel processo di approvazione associato.
• Accedere al dettaglio: visualizzare la pagina di dettaglio del singolo documento, che conterrà tutte le informazioni relative al suo processo di approvazione, al suo stato ed alla sua anteprima.
• Visualizzare l'anteprima: aprire un popup per visualizzare l'anteprima del contenuto del documento.
• Scaricarlo: scaricare il documento.

PROFILO

Cliccando sulla voce che riporta il proprio nominativo, in alto a destra dell'applicativo, l'utente può selezionare la voce Profilo ed accedere alla sezione di configurazione del proprio profilo utente.

Viene visualizzata la seguente maschera:

Utente

Nella tabella sottostante, sono elencati e descritti gli elementi presenti nella maschera profilo, sezione utente.

Nome elemento	Descrizione
Utente	In questa sezione sono riportate le informazioni sull'utente
Matricola	Se attiva, questa sezione contiene i dati collegati alle matricole dell'utente
Firme	In questa sezione è possibile gestire le immagini di firma che l'utente ha a disposizione per firmare i documenti
Firme digitali	In questa sezione è possibile gestire i certificati di Firma Qualificata dell'utente
Documenti personali	In questa sezione è possibile caricare i propri documenti personali (carta d'identità, tessera sanitaria, passaporto, …)
Dispositivi	In questa sezione è possibile visualizzare su quali dispositivi è stata installata l'app di Askme Sign ed è stato fatto l'accesso con l'utenza corrente
Assenze	Consente di inserire le assenze previste per l'utente
Utenti Preferiti	Consente di gestire la lista degli utenti preferiti dell'utente
Tipologie documenti	In questa sezione è possibile vedere quali tipologie documentali sono state associate al proprio profilo utente
Impostazioni	Consente di scegliere una serie di impostazioni generali, fra cui la lingua, le abilitazioni di firma e le notifiche
Eliminazione profilo	In questa sezione è possibile eliminare il proprio profilo utente

Matricola

Firme

Questa voce consente all'utente di caricare una o più immagini con le quali firmare le pratiche.

Cliccare sul pulsante Aggiungi immagine di firma nella finestra della figura sottostante:

Nella finestra che si apre, l'utente può decidere per un'immagine con testo scritto, disegnare o caricare un'immagine con Carica (tipicamente, la scansione di una propria firma autografa). Alla fine, cliccare su Conferma.

Selezionando "Digita", esposto di default, è possibile configurare il nome e cognome che comparirà sul documento. Per modificare il carattere è possibile selezionarne uno tra quelli disponibili nel menu a tendina "Tipologia carattere", esposto in alto a destra.

Selezionando "Disegna", è possibile accedere alla sezione nella quale disegnare la propria firma.

Al di sopra dell'area di firma, è presente una icona cestino che consente di cancellare l'intero disegno. Qualora si voglia eliminare solamente l'ultima modifica è sufficiente cliccare sull'icona "Indietro", esposta alla sinistra del cestino.

Aggiunta di un timbro: un timbro è un'immagine di sfondo usata per firme. Cliccando sul simbolo del timbro sarà possibile inserire uno fra i timbri già censiti come sfondo alla firma. Per caricare un nuovo timbro è necessario recarsi nella sezione dedicata in "Amministrazione -> Timbri".

Selezionando "Carica" è possibile caricare una immagine da esporre in corrispondenza della firma. Tipicamente, l'utente desidera che sui documenti venga riportata la sua firma autografa, la quale può essere digitalizzata da un foglio bianco firmato e caricata come file (è consigliabile il formato PNG, fra quelli disponibili).

Selezionando "Scatta foto" sarà attivata la telecamera del nostro pc (sarà necessario consentire ad Askme Sign di accedere alla propria fotocamera mediante il browser) e sarà possibile scattare l'immagine.

Se si sono caricate più immagini di firma, si può decidere quale di queste utilizzare di volta in volta, in fase di firma dei documenti. Durante la firma, nel caso in cui non venga operata alcuna scelta, viene utilizzata l'immagine definita come default, che l'utente sceglie cliccando sulla stellina in basso a destra dell'immagine.

Certificati di firma digitale

Questa impostazione riguarda esclusivamente gli utenti che devono firmare con dispositivi di Firma Elettronica Qualificata, e che quindi sono stati dotati di uno o più dei possibili certificati:

• Certificato remoto
• Certificato su token/business key USB o smartcard
• Certificato software P12/PFX

Alla voce Certificati di firma digitale, è possibile vedere i certificati di cui si dispone per la firma da remoto, eliminare quelli non più utilizzati o aggiungerne nuovi mediante i Service Provider previsti ad Askme Sign. Per poter utilizzare i servizi di firma digitale remota sarà inoltre necessario configurare le credenziali di accesso alle API rese disponibili dai provider.

In fase di configurazione di un nuovo certificato saranno richieste le informazioni necessarie fornite dal Provider.

Selezionando Aggiungi certificato, è necessario scegliere tra le opzioni supportate

Documenti personali

Alla voce Documenti Personali, vengono visualizzati i documenti dell'utente personalmente caricati sulla applicazione. È possibile rinominare un file attraverso il pulsante .

È possibile aggiungerne altri, cliccando su Carica documento.

Dispositivi

Alla voce Dispositivi, vengono visualizzati i dispositivi autorizzati all'accesso tramite login dell'applicazione.

Cartelle Output

Alla voce Cartelle Output viene indicato che al termine dell'elaborazione dei fascicoli firmati, Askme Sign li depositerà nelle cartelle specificate in base allo stato finale.

Utenti preferiti

Nella sezione Utenti preferiti è possibile aggiungere o eliminare utenti preferiti, che saranno poi visibili nella Rubrica, utilizzata dal redattore in ambito di creazione pratica.

Cliccando sul pulsante "Modifica utenti preferiti", presente in alto a destra, il sistema espone il seguente popup.

Per aggiungere un utente è sufficiente ricercarlo nel campo di testo libero denominato "Utenti".

Se il sistema identifica un risultato, questo viene visualizzato fra i suggerimenti e reso selezionabile.

Per selezionare l'utente cliccare sulla checkbox in corrispondenza del nome.

Cliccando su conferma, l'utente sarà aggiunto tra i preferiti.

Per eliminare un utente preferito, cliccare sull'icona cestino presente in corrispondenza del nome associato ai preferiti.

Tipologie di documenti

La sezione "Tipologie di documenti" espone e riepiloga le tipologie che possono essere utilizzate dall'utente corrente. La sezione non è modificabile.

Eliminazione profilo

Alla voce Eliminazione Profilo, è possibile confermare l'eliminazione del proprio profilo, con conseguente cancellazione di tutti i dati personali e relativi all'attività su Askme Sign.

Impostazioni

1. Lingua: è riferita all'interfaccia dell'applicazione. Una volta impostata, diventa effettiva su qualsiasi dispositivo sul quale si usa l'applicativo (computer e/o dispositivi mobile).

2. Firma elettronica Qualificata: il firmatario deve attivare le tipologie di certificato usate e di cui si è in possesso (certificato remoto, certificato su business key/smartcard, certificato software P12/PFX. Se non si attiva il controllo, il sistema non consentirà la firma con quel certificato, anche se il firmatario ne fosse in possesso.

3. Notifiche: permette di attivare o disattivare le varie notifiche che possono essere ricevute tramite posta elettronica.

4. Sicurezza: se attivato, al momento della firma FES di una pratica il firmatario dovrà inserire una password, che egli stesso deve impostare nel campo che appare attivando questo controllo.

Al termine delle impostazioni, cliccare sul pulsante SALVA in alto a destra. Occorre ripetere la procedura di login per vedere l'effetto delle modifiche effettuate.

SPAZIO INFORMAZIONI

Nello spazio della finestra Home Page vengono pubblicate informazioni utili per gli utenti, come novità del sistema e disservizi programmati.

Il contenuto all'interno dello spazio è scrollabile verticalmente dall'utente, che quindi può leggerne la parte che eventualmente eccede lo spazio a disposizione sullo schermo.

PRATICHE E DOCUMENTI

• Pratica: una pratica è costituita da uno o più documenti e può essere considerata come una cartella, un contenitore che li include. La pratica è creata da un utente redattore, con lo scopo di definire il processo di firma (workflow) che uno o più utenti devono apporre sui documenti che compongono la pratica.
• Documento: è il singolo file che fa parte della pratica, e che a sua volta può comprendere una o più pagine. Il redattore, nel comporre una pratica, può associarvi uno o più documenti, caricando i corrispondenti file a sistema.

Un redattore crea sempre una pratica, caricando uno o più documenti e poi definendo il workflow, cioè l'ordine e le posizioni, sul documento/i della pratica, in cui uno o più utenti firmatari devono apporre la loro firma.

Il redattore può essere "impersonato" anche da un sistema esterno integrato, cioè un'applicazione informatica diversa dall'applicativo, sfruttando appositi servizi definiti e-API.

CREAZIONE DI UNA PRATICA

È possibile redigere una pratica contenente uno o più documenti in firma a uno o più utenti presenti nell'applicativo, definendo dei processi di approvazione. All'interno delle pratiche sarà inoltre possibile inserire eventuali allegati, documenti che sono rilevanti ai fini della firma, ma che non ne richiedono una essi stessi.

In fase di sottomissione di un documento è possibile selezionare due diverse modalità, entrambe accessibile dall'icona + sulla sinistra:

• Firma veloce
• Processo di firma

Firma veloce

La modalità "Firma veloce" consente di firmare direttamente uno o più documenti o di inviarli in firma direttamente ad un altro utente censito nell'applicativo.

Cliccando su "Firma veloce" sarà visualizzata la seguente schermata:

Sarà presente la possibilità di caricare un file (PDF, xls, word, ppt, …) dal proprio PC.

Cliccando "Avanti" avrò caricato il documento da firmare e sarà visualizzata alla schermata di seguito:

In questa fase è possibile scegliere il tipo di firma del documento dal pannello laterale di gestione firme. Per aggiungere una nuova firma sul documento è necessario cliccare su "Inserisci" sotto all'immagine di firma scelta, che sarà posizionata sul documento e sarà possibile spostarla, ridimensionarla o ruotarla in base alle necessità, tenendo premuto e trascinando con il mouse la tendina posta in basso a destro dell'immagine.

È inoltre possibile applicare delle impostazioni alle firme, cliccando sul menu contestuale della firma, come in figura. Di seguito il dettaglio delle singole possibilità di impostazione.

Opzione Ruota: permette di ruotare l'immagine a destra o a sinistra.

Opzione Scala: permette di regolare la dimensione dell'immagine. Come detto, la dimensione è regolabile anche cliccando direttamente e tenendo premuto con il mouse sulla tendina in basso a destra dell'immagine di firma.

Opzione Replica: cliccando su questa opzione viene generato un duplicato dell'immagine di firma, con le stesse regole applicate all'originale.

Opzione Cancella: permette di cancellare la firma inserita e di scegliere o un'altra modalità di firma o un'altra immagine di firma.

I seguenti segnaposto ci permetteranno di compilare/modificare il documento:

 

Una volta terminata la compilazione del file sarà possibile mandarlo in firma attraverso il pulsante in alto a destra.

Potrò in seguito scegliere di visionare il documento e avere lo storico di tutti i passaggi di firma.

Processo di firma

Questa modalità consente di creare dei processi autorizzativi di firma strutturati che prevedono l'intervento di uno o più firmatari nell'approvazione o firma diretta di un documento.

La pratica o farà riferimento ad una tipologia che avrò già censito in precedenza, o sarà completamente nuova. In alternativa potrò proseguire una bozza precedentemente salvata.

Le tipologie rappresentano dei processi di firma comuni che possono essere utilizzati anche in futuro in fase di redazione della pratica. Le tipologie configurate sono consultabili tramite la voce di menu "Tipologie di processo", sulla barra laterale.

Se la Tipologia selezionata richiede eventuali metadati da riempire, il redattore deve completarli prima di effettuare qualsiasi altra operazione.

La creazione di una nuova pratica consiste in 4 fasi consecutive, visualizzate mediante un wizard: Crea, Organizza, Assegna, Conferma.

Crea

In questo passaggio è possibile caricare il/i documento/i o inserire alcuni allegati. I documenti inseriti come allegati sono da intendere come non da firmare nel processo di firma.

La seguente tabella elenca e descrive gli elementi esposti in figura.

	Elemento	Descrizione
1	Navigazione	Intestazione con funzioni di eliminazione, e tasti per la transizione da una pagina all'altra.
2	Barra di avanzamento	Visualizza lo stato di avanzamento della pratica in creazione, rispetto alle 4 fasi.
3	Funzionalità di caricamento dei documenti da inserire nella pratica	È obbligatorio inserire almeno un documento.Cliccando su SFOGLIA, si apre la funzionalità di caricamento del documento dal computer o da un altro repository raggiungibile dall'utente. Nel caso in cui il redattore utilizzi dei documenti in formato Word o Excel (.pdf .doc .docx .xls .xlsx .xml), il sistema li convertirà automaticamente in formato PDF. Successivamente, è comunque possibile ripristinare il formato originale dei file.
4	Informazioni di qualifica della pratica in creazione.	Vedere tabella successiva

In dettaglio, le informazioni di qualifica sono:

Nome elemento	Descrizione	Dettagli
Urgente	Attivando l'interruttore è possibile associare lo stato di urgenza alla pratica.	Facoltativo
Nome della pratica	È il nome/titolo della pratica che il firmatario vedrà in elenco	Obbligatorio
Privacy	Selezionando uno dei valori presenti nel menu a tendina privacy è possibile associare il livello di confidenzialità del documento. Il sistema è configurato di default con privacy di tipo Aziendale.	I valori disponibili sono Confidenziale Aziendale Pubblico Strettamente confidenziale
Sommario	Campo di testo libero	Facoltativo
Allega Audit Log	Selezionando il flag è possibile associare alla pratica un file di audit log che documenta tutto il ciclo di vita della pratica (principalmente, creazione e firma/e).	Facoltativo L'attivazione di questo flag rappresenta, per le pratiche firmate con Firma Elettronica Semplice, rappresenta l'equivalente della firma compatibile con la legislazione USA.
Imposta numero di giorni per la scadenza	La checkbox può essere utilizzata per impostare una eventuale scadenza al periodo di validità della pratica tramite calendario	Facoltativo
Note	Campo di testo libero	Facoltativo

In base alla valorizzazione dei campi suddetti da parte del redattore, si possono utilizzare i seguenti pulsanti dell'area 1:

Nome elemento	Descrizione	Dettagli
Avanti	Il pulsante si attiva quando tutte le informazioni obbligatorie sono state popolate.	Consente al redattore di procedere con gli altri step di creazione della pratica.
Indietro	Cliccando sul pulsante, è possibile ritornare allo step precedente
Elimina	Eliminazione della pratica in creazione	Previa conferma, e indipendentemente dai campi completati, consente di cancellare fisicamente la pratica, come se non fosse mai stata iniziata dal redattore.

Al click del pulsante "Avanti" è possibile proseguire con lo step "Organizza" esposto nella figura sottostante.

Organizza

Questa fase permette di inserire i destinatari di firma tramite "Aggiungi Firmatario" e di ricevere notifiche in un arco temporale prestabilito. È possibile aggiungere un numero illimitato di firmatari, che saranno identificati con un utente specifico censito sull'applicativo o mediante un ruolo. Nel secondo caso il documento sarà sottomesso all'attenzione di tutti gli utenti che ricoprono tale ruolo al momento della firma.

La seguente tabella elenca e descrive gli elementi esposti in Sezione Organizza.

Nome elemento	Descrizione	Dettagli
Firmatari	Consente di selezionare i firmatari che dovranno apporre la firma sui documenti associati alla pratica di firma
Utenti in copia conoscenza e Gestione Notifiche	Consente di configurare le modalità di inoltro alle notifiche agli attori previsti per la pratica.
Invia email di riepilogo pratica a destinatari esterni	Consente di selezionare i destinatari da mettere in copia alla fine delle azioni previste per la pratica.	Serve per stabilire chi dovrà ricevere in copia conoscenza i documenti della pratica.

Di seguito, il dettaglio dei singoli campi:

Nome elemento	Descrizione	Dettagli
Firmatario	Selezionando il menu a tendina è possibile selezionare gli utenti che dovranno effettuare la firma, scegliendoli dalla "Rubrica utenti" (vedi dettagli nel prosieguo).	È possibile ricercare i destinatari e impostare come Preferiti quelli impostati più frequentemente.
Aggiungi Firmatario	Cliccando sul pulsante è possibile replicare la sezione per l'inserimento del firmatario consentendo di inoltrare la pratica di firma a più utenti	I firmatari potranno essere combinati in AND/OR logico.
Firma in parallelo	Impostando l'interruttore a on, è possibile consentire la firma in contemporanea di tutti i firmatari associati, senza quindi attendere la progressione di firma impostata in elenco.
Gestione notifiche	Per le notifiche in particolare, Askme Sign invierà una notifica ad ogni passaggio di stato del documento ai seguenti destinatari: - Utente Redattore: l'utente che ha redatto la pratica. - Utente Stato Corrente: tutti gli utenti che hanno potere di firma in quel particolare momento nel processo. Sarà possibile indicare se informare i destinatari mediante notifiche mail, push o tramite SMS sui propri dispositivi. I "Destinatari esterni" saranno gli indirizzi mail che riceveranno la copia del documento alla fine dell'iter di approvazione.
Scegli gli utenti in copia	La funzione consente di inserire degli utenti in copia conoscenza alle notifiche inoltrate
Invia pratica via PEC	Impostando l'interruttore a On è possibile attivare la funzionalità di inoltro PEC. Il sistema è configurato di default con la funzionalità spenta. La funzionalità di invio PEC verrà resa visibile ai redattori che, da amministrazione, risulteranno associati, come visibilità, ad almeno un indirizzo PEC mittente.
Indirizzo PEC mittente	Scelto da rubrica, tra i mittenti abilitati al redattore
Indirizzo PEC destinatari	Scelti da rubrica, o anche nuovi
Indirizzo e-mail in copia	Indirizzi email
E-mail di backup	L'email di backup è una funzionalità di recovery che consente di intercettare eventuali errori nell'invio delle PEC in quanto nel caso di errori, riceve una notifica.	Campo libero non obbligatorio
Oggetto	Campo di testo libero per impostare l'oggetto e-mail.
Messaggio	Campo di testo libero per la configurazione di un messaggio
Allega copia dei documenti alla mail di notifica al termine della pratica	Consente di attivare la funzionalità per allegare tutti i documenti firmati alla mail di notifica di fine processo.

Rubrica utenti

Il sistema distingue tra firmatari esterni e firmatari interni, e consente al redattore di definire un elenco di firmatari preferiti, in genere corrispondenti alle persone per le quali tipicamente il redattore deve creare pratiche da firmare.

Il redattore può scegliere gli utenti dalla Rubrica, che viene visualizzata come nella figura sottostante:

L'utente scrive nello spazio "Cerca…" uno o più caratteri, che Askme Sign utilizza per ricercare il nominativo del firmatario fra i "Preferiti".

Se i Preferiti non contengono il firmatario (o se l'utente non ha ancora selezionato nessun firmatario preferito), l'utente deve cliccare su "Interni" per ricercare fra tutti i Dipendenti registrati a sistema.

Una volta selezionato un utente interno dalla lista, se lo si vuole includere fra i Preferiti basta cliccare sulla stessa a sinistra, che si colora indicando l'inclusione desiderata. La rimozione dai Preferiti avviene con la stessa modalità. Vedi figura sottostante.

La stessa procedura descritta sopra (esclusa la possibilità di aggiunta fra i Preferiti) può essere usata dal redattore per ricercare un utente esterno:

Nel caso in cui il sistema non abbia in memoria l'indirizzo mail del destinatario esterno, il redattore può inserirlo cliccando su "+Email Esterna", vedi figura seguente.

L'utente deve inserire anche Nome e Cognome del nuovo utente, per aggiungerlo alla rubrica.

Assegna

In questa fase è necessario specificare in quale modo ciascun utente o ruolo coinvolto nel processo di firma interverrà sul documento. Sarà inoltre possibile modificare il documento tramite la barra degli strumenti in alto.

Di seguito sono descritte nel dettaglio le sezioni indicate in figura.

La sezione 1 espone gli STEP di firma. Per selezionare il tipo di firma per uno step e un documento utilizzare il menu a tendina "Scegli una azione".

Non è possibile per lo stesso destinatario, all'interno dello stesso documento, apporre contemporaneamente tipi di firma diversi.

La sezione 2 consente di posizionare sul documento/i il/i segnaposto di firma selezionata per il firmatario.

Per procedere con l'apposizione, posizionarsi sulla pagina desiderata e cliccare sull'area "Clicca per aggiungere", o su uno dei talloncini suggeriti sotto, se presenti. Al click, compare sul documento un talloncino di firma, come esemplificato in figura seguente.

Inoltre, è possibile apporre sul documento uno o più segnaposto.

I segnaposto disponibili sono:

Nome segnaposto	Immagine segnaposto	Note
Testo libero
Nome e cognome firmatario
Nome firmatario
Cognome firmatario
Data di firma
Croce
Check box
Radio button
Combo box
Allegato		Si possono allegare tutti i tipi file che possono essere firmati. Gli allegati non sono firmabili.
Email
Telefono
Data e ora di firma

Per ogni step può essere prevista una sola modalità di firma per ciascun firmatario, anche nel caso di pratica composta da più documenti. Nel caso in cui sia selezionata una modalità di firma diversa, a parità di step, il sistema segnala l'anomalia tramite un popup simile a quello di figura seguente.

Il talloncino di firma che viene inserito sull'anteprima del documento ha una struttura di default composta da un placeholder, l'azione impostata, con nome e cognome del firmatario, e la data valorizzata nel momento in cui sarà apposta la firma.

Indicativamente l'aspetto sarà il seguente:

Per tutte le modalità di firma è possibile configurare nel dettaglio gli elementi grafici del talloncino. Per procedere alla configurazione, cliccare sui tre puntini evidenziati in figura soprastante

Nel menu che compare, selezionare Proprietà.

Viene prodotta la sottostante finestra di configurazione dettagliata del segnaposto:

Nella seguente tabella sono elencati e descritti gli elementi con i quali personalizzare il talloncino.

Nome elemento	Descrizione
Firma invisibile	La visibilità del talloncino può essere determinata disabilitando o abilitando il toggle "Firma invisibile". Se si attiva questo toggle, la parte inferiore della finestra non riporta alcuna opzione di configurazione. Il talloncino NON sarà visualizzato sul documento firmato.
Visualizza immagine	Permette di riservare uno spazio del talloncino (placeholder) in cui verrà posizionato un logo o uno specimen del firmatario.
Visualizza testo	Permette di selezionare le caratteristiche dell'utente che verranno riportate nel talloncino di firma. Le opzioni disponibili sono mostrate più in basso e ciascuna di esse è attivabile/disattivabile operando sul relativo toggle.
Anteprima	Viene presentata un'anteprima del talloncino di firma con gli elementi selezionati.
Applica marca temporale	Se attivato, aggiunge la marca temporale al documento firmato

Selezionando il folder "Posizione" è possibile per il redattore regolare la posizione e la dimensione del segnaposto modificando i valori espressi in pixel. Questo risulta particolarmente utile qualora il posizionamento debba avvenire in modo preciso su uno spazio definito sul documento.

Una volta inserito un talloncino di firma nel documento di una pratica, posizionato in uno specifico punto e configurate le caratteristiche come desiderato dal redattore, sarà possibile utilizzare la funzionalità "Replica", presente nel menu insieme a "Proprietà", per clonare più volte il talloncino di firma, nella medesima pagina o in altre pagine del documento/i della pratica.

I talloncini clonati avranno le medesime caratteristiche di quello originario, saranno subito visibili al redattore, e sono indipendenti dal talloncino originario: potranno essere spostati, anche da una pagina ad un'altra, a discrezione del redattore, e potranno essere modificati nella forma o eliminati, senza impatti sugli altri talloncini clonati.

La funzione è applicabile a tutte le tipologie di azione previste (Visto, approvazione, Firma Elettronica Semplice, Firma Qualificata) purché il talloncino sia impostato come "visibile".

Il limite di repliche di un talloncino è 100, nell'ambito della stessa pratica (quindi, di uno o più documenti della pratica). Tale limite si pone all'interno del numero complessivo di talloncini che è consentito apporre in una pratica, fissato a 150.

Le opzioni sono:

• Questa pagina: effettua una copia del talloncino nella stessa pagina dell'originale, in una posizione leggermente sfalsata così da non sovrapporsi.

• Pagine successive: il talloncino viene copiato in tutte le pagine che seguono quella dell'originale, nella medesima posizione dell'originale stesso.

• Pagine pari successive: il talloncino viene copiato in tutte le pagine pari che seguono quella dell'originale, nella medesima posizione dell'originale stesso.

• Pagine dispari successive: il talloncino viene copiato in tutte le pagine dispari che seguono quella dell'originale, nella medesima posizione dell'originale stesso.

• In tutti i documenti: il talloncino viene copiato in tutte le pagine di tutti i documenti, nella medesima posizione dell'originale stesso. Nel caso in cui vi siano impedimenti a procedere, viene data evidenza con un messaggio di avvertimento come quello in figura.

  

  I vincoli da cui dipendono eventuali impedimenti sono:

  • I documenti sui quali deve essere effettuata la clonazione devono avere un numero di pagine maggiore o uguale al numero della pagina in cui è posizionato il talloncino originario.
  • Nei documenti sui quali deve essere effettuata la clonazione non devono essere già presenti altri talloncini, relativi a firmatari dello stesso step del talloncino originario, con azioni di firma differenti.
  • Pagine orientate in modo diverso possono costituire un impedimento alla replica.

La sezione 3 contiene una serie di controlli che consentono le seguenti azioni:

• Cliccando sul primo pulsante, è possibile aprire e chiudere il pannello firme.
• Cliccando sulle lenti di ingrandimento, è possibile applicare o togliere lo zoom sul documento, mentre mentre cliccando sull'icona con le quattro frecce, è possibile ripristinare la grandezza standard.
• Tramite le frecce sinistra e destra al centro dellla barra, è possibile spostarsi di pagina in pagina oppure è possibile digitare la pagina che si vuole visualizzare.
• Cliccando sulla penultima icona, è possibile rimuovere tutti gli elementi inseriti. Attenzione, una volta confermata la cancellazione non è possibile ripristinare gli elementi cancellati.
• Cliccando sull'ultima icona infine, si può scaricare il documento che si sta visualizzando.

Conferma

Infine, nello step di conferma, è possibile visualizzare nuovamente tutti i dati inseriti in precedenza e procedere con l'invio. È in questo momento possibile specificare se salvare o meno la tipologia di firma definita con il processo appena configurato.

La creazione della pratica avviene mediante la selezione del pulsante "Invia" in alto a destra.

Notifica di sollecito al firmatario di una pratica

Il redattore può innescare l'invio di una mail di sollecito da ME-Sign al firmatario/i di una pratica, utilizzando la seguente procedura:

• In Archivio Pratiche, entrare nei Dettagli della pratica.

• Cliccare sul pulsante con i tre pallini sovrapposti, quindi scegliere "Invia Sollecito".

  

• Inserire una nota (facoltativa) che comparirà nel testo della mail ricevuta dal firmatario/i.

Firma di una pratica creata tramite processo

Nella tabella sottostante sono descritte le aree indicate in figura:

Numero area	Descrizione	Funzione
1	Avanza	Consente al firmatario di avviare la firma della pratica di quella riga di elenco
2	Dettagli	Apre una maschera contenente i dati di dettaglio della pratica di quella riga. Da questa maschera, l'utente ha comunque la possibilità di avviare la firma della pratica.
3	Anteprima	Permette all'utente di visualizzare l'anteprima del contenuto dei documenti della pratica.
4	Scarica	Avvia il download della pratica di quella riga di elenco. Viene scaricato un file compresso (.zip) contenente i documenti della pratica.
5	Selezione pratiche	Cliccando sulle caselle checkbox, l'utente può selezionare più pratiche, da utilizzare per la funzione fi firma massiva (Avanzamento multiplo).
6	Pratica	Riporta i dati riassuntivi della pratica. Le colonne possono essere personalizzate dall'utente attraverso l'elemento 8.
7	Avanzamento multiplo	Permette all'utente la firma massiva dei documenti, tutti quelli in elenco oppure solo quelli selezionati con l'elemento 5.
8	Personalizzazione colonne	Cliccando sul pulsante con i tre puntini verticali e scegliendo "Mostra colonne", l'utente può decidere quali colonne mostrare in elenco, personalizzando quindi il contenuto dell'elemento 6.

Se l'utente clicca sul pulsante "Avanza" indicato dall'elemento 1, avvia la firma di quella pratica.

La stessa operazione può effettuarla aprendo i Dettagli della pratica, cliccando sul pulsante con i tre pallini e selezionando dal menu la voce "Avanza".

La schermata di firma alla quale si accede è composta dalle seguenti sezioni:

• Visualizzazione della pratica: sono presentati i documenti contenuti nella pratica, navigabili tramite le tab presenti in alto.
• Pannello gestione firme: nel pannello laterale saranno visualizzate tutte le firme attualmente configurate per l'utente loggato, con la possibilità di censirne di nuove mediante il pulsante "Aggiungi".
• Pannello avanzamento: nel pannello verde in alto saranno presenti tutte le azioni effettuabili a partire da un documento: Annulla, Rifiuta e Firma.

Sul documento sono presenti, inoltre, tutte le aree di firma nelle quali è richiesto l'intervento da parte dell'utente. Alla selezione di ciascuna area sarà applicata la firma selezionata nel pannello laterale: se il redattore del documento ha già impostato una specifica firma, la selezione non sovrascriverà quella già esistente.

Il pannello di avanzamento presenterà l'azione di approvazione solamente quando tutte le firme sono state correttamente impostate.

A partire dalla barra superiore è inoltre possibile:

• Aggiungere un commento al documento, specificando i destinatari del commento stesso;
• Visualizzare i commenti aggiunti da altri, destinati a noi;
• Fare Zoom del documento;
• Annullare lo Zoom;
• Visualizzare l'anteprima;
• Cancellare gli elementi inseriti nel documento.

Il pulsante "Inizia" consente al firmatario di spostarsi sul primo segnaposto di firma, nell'ordine predisposto dal redattore, e di essere guidato verso tutti i segnaposto successivi cliccando quello di volta in volta evidenziato.
Ogni volta che il firmatario conferma un segnaposto cliccandoci sopra, uno dei simboli in alto che rappresentano i segnaposto di firma si colora.

Cliccando direttamente sul pulsante alla destra , il firmatario può confermare tutti i segnaposto con un'unica azione, senza doverli scorrere uno a uno

Il pulsante "i" permette invece di vedere l'avanzamento della pratica, come se si fosse nel dettaglio.

• Una volta confermati tutti i segnaposto, si attiva il pulsante FIRMA nella sezione 5 e l'utente può procedere alla firma. In alternativa, può rifiutare la firma o annullare l'operazione (per cui la pratica non verrà firmata). L'operazione di Rifiuto richiede l'inserimento di una nota obbligatoria per proseguire, in cui il firmatario spiega il motivo del rifiuto.
• Nella maschera di avvio firma, il firmatario può inserire una nota (facoltativa) e poi approvare l'operazione per avviarla, cliccando su APPROVA. La procedura di firma, a quel punto, dipende dal tipo di firma previsto.
  
  

Al termine, viene mostrato il seguente messaggio.

Firma massiva di pratiche

È possibile avanzare massivamente insiemi di pratiche ricevute dall'utente.

Il firmatario può procedere con l'azione massiva direttamente dalla Home page.

Le azioni massive sono distinte in due tipologie:

TIPOLOGIA	AZIONI
Avanzamento Multiplo	Visto, Approvazione, Firma Semplice, Firma Avanzata, Firma Qualificata
Rifiuto Multiplo	Rifiuto

Avanzamento multiplo

L'avanzamento multiplo può essere effettuato

• su un insieme di pratiche definito dall'utente, determinato selezionando a priori le pratiche desiderate;
• su tutte le pratiche presenti per l'utente, senza effettuare una selezione preventiva.

Il rifiuto multiplo, invece, può essere effettuato esclusivamente su un numero definito di pratiche, selezionando a priori quelle desiderate, poiché, trattandosi di un'azione delicata, la scelta delle pratiche permette di far acquisire al firmatario una maggior consapevolezza dell'azione che sta eseguendo.

L'Avanzamento multiplo può essere avviato cliccando sul pulsante "Avanzamento multiplo" presente nella parte superiore a destra, rispetto all'elenco delle pratiche.

Il Rifiuto multiplo deve essere avviato cliccando prima sull'icona con i tre pallini presente sulla destra sopra l'elenco delle pratiche e, successivamente, scegliendo la voce "Rifiuta pratiche".

Cliccando sul pulsante "Avanzamento multiplo" si presenta la maschera della figura seguente:

In questa maschera, l'utente ha la possibilità di controllare e affinare ulteriormente l'insieme delle pratiche (che può comprendere tutte le pratiche o una selezione delle stesse, come descritto in precedenza), insieme su cui poi avviare le azioni massive.

La maschera è divisa in sezioni, in funzione dell'azione che l'utente deve effettuare sulle pratiche.

NOTA IMPORTANTE: ciascuna sezione può contenere al massimo 50 pratiche, per cui l'utente può operare su "blocchi" di massimo 50 pratiche per tipo di azione/firma.

Ciascuna sezione può essere eliminata cliccando sul pulsante "Scarta" posizionato a lato di ogni sezione.

L'utente può anche scartare singole pratiche da ciascuna sezione, utilizzando il pulsante a lato di ciascuna pratica.

Una volta composto l'insieme, il firmatario può procedere con l'avanzamento multiplo cliccando sul pulsante "Prosegui per approvare".

Il sistema avvia l'operazione trattando ordinatamente ciascuna delle sezioni comprese nell'insieme, indicando sempre all'utente la posizione del percorso, come indicato nella figura sottostante.

L'utente può procedere cliccando sul pulsante APPROVA, oppure tornare al passo precedente con INDIETRO.

Al termine dell'azione operata sulle pratiche della sezione, il sistema mostra una finestra di RIEPILOGO, nel quale sintetizza all'utente l'operazione appena conclusa, come in figura seguente.

In queste maschere di riepilogo, l'utente può scaricare l'insieme delle pratiche trattate, decidere di proseguire con la prossima sezione, o terminare l'operazione massiva a questa sezione. In questo caso, quanto fatto dal sistema fino a questo punto è consolidato, l'uscita con questo pulsante interrompe il percorso multiplo che resta da fare, ma non influisce su quanto già completato fino a questa sezione.

Si può anche utilizzare il pulsante di riepilogo per visualizzare il percorso massivo, che il sistema riassume in una maschera come quella sottostante. Cliccando su CHIUDI, la maschera di riepilogo si chiude.

Rifiuto massivo

In Home page, cliccando sull'icona con i tre pallini presente sulla destra sopra l'elenco delle pratiche e successivamente sulla voce "Rifiuta pratiche" si apre una maschera con l'elenco delle pratiche selezionate che, a differenza dell'avanzamento multiplo, non saranno raggruppate per tipologia di azione da compiere.

Per ogni pratica è possibile effettuare il download del documento per poterne visionare il contenuto.

Il firmatario può decidere di non eseguire l'azione massiva su tutte le pratiche mostrate a video e può quindi rimuoverne alcune dall'elenco cliccando sull'apposita icona in corrispondenza di ognuna.

È obbligatorio inserire una nota per giustificare il rifiuto delle pratiche.

Cliccando sul pulsante "Prosegui" si avvia il processo di rifiuto massivo su tutte le pratiche presenti in elenco.

Al termine dell'azione massiva viene presentato il riepilogo delle pratiche su cui è stata eseguita l'azione e il tempo di esecuzione.

ARCHIVIO PRATICHE

In questa sezione sono elencate tutte le pratiche, con la possibilità di filtrare la visualizzazione per stato e per altre caratteristiche.

I documenti in lavorazione sono contraddistinti dal colore arancione, quelli cestinati dal grigio, quelli scaduti dal nero, quelli rifiutati dal rosso e quelli approvati dal verde.

Nella seguente tabella sono elencati e descritti gli elementi presenti.

Identificativo	Nome elemento	Descrizione	Dettagli
1	Filtro rapido	Cliccando sugli stati a disposizione è possibile filtrare rapidamente le pratiche esposte, riconoscibili in base al colore del cerchio posto a sinistra della pratica.	La selezione dello stato cestinato attiva le funzioni di ripristino ed eliminazione definitiva
2	Funzioni di ricerca	Permette di impostare dei filtri sulla visibilità delle pratiche	Aggiungi filtro
3	Funzioni aggiuntive	Funzioni di ricerca, esportazione e impostazione delle colonne da visualizzare	Esportazione prevista in formato zip, csv
4	Azioni sulla pratica	La Colonna espone le funzioni previste per la lavorazione delle pratiche	Dettagli Anteprima Scarica Ripristina (solo stato cestinato)

Nel caso una pratica venga contrassegnata dal simbolo , significa che è stata firmata digitalmente.

È possibile visualizzare l'anteprima della pratica selezionata, grazie al simbolo o scaricare i documenti della pratica, che verranno salvati nella cartella download.

Cliccando sul simbolo di dettaglio viene mostrato lo stato della pratica. Nell'esempio che segue la pratica è completata.

A destra viene mostrato lo stato avanzamento, le notifiche, i tags e la cronologia eventi.

• Stato di avanzamento: mostra le operazioni a cui è stata sottoposta la pratica e chi ha eseguito le operazioni;
• Notifiche: mostra quali notifiche sono state impostate per ciascun attore del processo;
• Tags: mostra se la pratica presenta o meno dei tags tra quelli inseriti dall'area Amministrazione;
• Cronologia: mostra le azioni di ciascun attore del processo.

Ricerca pratiche in elenco

È possibile ricercare le pratiche presenti in elenco utilizzando i FILTRI, che si attivano utilizzando il pulsante .

Nella finestra che si apre è possibile utilizzare uno dei criteri previsti nel campo FILTRO e inserire il valore di ricerca nel capo a fianco VALORE. Cliccando sul pulsante APPLICA, si opera la filtratura impostata. Si possono aggiungere più filtri in AND logico continuando a cliccare su AGGIUNGI FILTRO.

Cliccando su RESET e poi APPLICA si resetta la filtratura.

Cancellazione definitiva delle pratiche

Il pulsante "Svuota cestino" permette di eliminare definitivamente le pratiche precedentemente cancellate.

Se, invece, vuole eliminare definitivamente una selezione di pratiche dell'elenco "cestinati", dopo averle selezionate, clicca sul pulsante a tre pallini sovrapposti e sceglie "Elimina".

Sollecito al firmatario di una pratica

Il redattore può innescare l'invio di una mail di sollecito al firmatario corrente di una pratica, utilizzando la seguente procedura:

• In Archivio Pratiche, entrare nei Dettagli della pratica.
• Cliccare sul pulsante con i tre pallini sovrapposti, quindi scegliere "Invia Sollecito".
• Inserisci una nota (facoltativa,) che comparirà nel testo della mail ricevuta dal firmatario/i, vedi figura a lato.

La traccia dell'avvenuta azione di sollecito è presente fra gli eventi della Cronologia della pratica.

STATISTICHE

All'interno di questa sezione è racchiusa la dashboard per la visualizzazione di reports e delle statistiche di utilizzo. È possibile selezionare il periodo temporale di analisi desiderato, impostando la data di inizio e la data di fine di interesse.

La prima board mostra il report di andamento del numero di pratiche redatte, con la possibilità di esportare i dati attraverso la generazione di un file csv.

La seconda board mostra invece il tempo medio di lavorazione delle pratiche. Anche in questo caso c'è la possibilità di esportare i dati, scaricando un file csv.

Il grafico a torta, in coerenza con i dati mostrati nelle statistiche della homepage, mostra il numero delle pratiche per stato di lavorazione. È sempre possibile esportare i dati come in precedenza.

TIPOLOGIE DI PROCESSO

In questa sezione sono mostrate le tipologie di processo di firma disponibili.

È possibile sia eliminare una tipologia, cliccando sul simbolo del cestino sia modificare la tipologia inserita, cliccando sul simbolo di modifica , sia duplicare una tipologia, cliccando sul simbolo di copia .

Se si va a modificare una tipologia, viene visualizzata la seguente schermata.

Come è mostrato, è possibile applicare i seguenti cambiamenti:

• Funzione Organizza: gestisce il processo di firma, l'ordine dei firmatari, le notifiche e la visibilità della pratica;

• Funzione Firme: gestisce la modalità di firma per ciascun firmatario previsto nel processo;

• Funzione Notifiche: configura le notifiche del processo di firma ed i destinatari

• Funzione Visibilità: gestisce gli utenti o i gruppi di utenti che potranno creare pratiche a partire da questa specifica tipologia. Saranno considerati tutti gli utenti che appartengono a una delle categorie selezionate;

• Cartelle output: al completamento di una pratica che parte dalla tipologia, Askme Sign depositerà i documenti di quella pratica nelle cartelle specificate nella sezione Cartelle output della tipologia stessa;

• Caselle Email.

• Modulo Pubblico Interattivo: serve ad abilitare la creazione di pratiche di quella tipologia tramite la scansione di un QR Code o il click su un link.

Dopo aver compilato le precedenti informazioni, è necessario cliccare su Salva così da memorizzare la modifica alla tipologia di documento.

AMMINISTRAZIONE

Configurazioni

Attraverso quest'area vengono configurate:

• le impostazioni generali dell'applicazione (1);
• la mail dell'utente (2);
• i servizi di firma remota (3);
• i criteri di conservazione dei documenti (4): è possibile indicare se si desidera abilitare un certo criterio di conservazione di qualsiasi documento, indicando dopo quanti giorni il documento deve essere eliminato definitivamente;
• eventuali criteri di conservazione a norma dei documenti firmati (5)
• il fuso orario predefinito dell'applicazione (6): impostando il fuso orario secondo l'area geografica di riferimento, è possibile vedere la data delle operazioni effettuate e stabilire una pianificazione di invio dei documenti di firma corretto (si veda sotto paragrafo 2.10.2.8);
• l'indirizzo al quale rimandare l'utente dopo la firma/il rifiuto (7);
• le policy per le password degli utenti (8).

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Utenti

Cliccando su Utenti sarà visualizzata la pagina di dettaglio, saranno in elenco eventuali Utenti già censiti.

In alto a destra la funzionalità "Inserisci Utente" permetterà l'inserimento di un nuovo utente.

Saranno presentate le 5 sezioni da compilare: Utente, Anagrafica, Profili, Ruoli e Unità organizzative.

Utente

Sono in questa schermata presenti tutte le informazioni base dell'utente selezionato o da creare.

È obbligatorio l'inserimento di Username, Mail e Password per poter salvare il nuovo utente.

Anagrafica

Profili

I profili rappresentano dei livelli di accesso alle funzionalità presenti nell'applicativo. In base a un profilo un utente sarà abilitato ad effettuare determinate operazioni e avrà una visione di particolari funzioni.

I due tipi di profili da scegliere sono Amministratore o Utente che, come anticipato sopra, hanno poteri diversi. Sarà comunque possibile inserire e definire nuovi profili utente dal menu "Amministrazione -> Profili". Per altri dettagli si veda il sotto paragrafo dedicato.

Ruoli

Definire il ruolo ci permette di identificare l'utente con il proprio titolo aziendale o le mansioni ricoperte in una determinata azienda.

Possono essere utilizzati per l'invio di un documento in firma e assegnarlo agli utenti con quel determinato ruolo anziché inviarlo ad un utente specifico.

Anche per i ruoli, cliccando sulla freccia, comparirà l'elenco di ruoli censiti in precedenza che sarà possibile associare all'utente selezionato.

Unità organizzative

L'unità organizzativa è una suddivisione dell'intera organizzazione. Ogni utente può appartenere a una o più UO.

Cliccando su Salva l'utente sarà creato e sarà visualizzato nella lista. Cliccando sul nome utente desiderato, sarà possibile vedere tutte le informazioni a lui relativi, inserite in precedenza.

Qualora volessi modificare alcuni dati dell'Utente, sarà sufficiente accedere alla pagina di modifica tramite la selezione del pulsante con il simbolo della matita sulla destra.

Profili

Con questa impostazione si possono configurare i profili applicativi, creare combinazioni di ruoli ed associare i gruppi LDAP.

Sicurezza

Da qui vengono configurate le impostazioni di sicurezza dell'applicazione. In particolare, è possibile impostare:

Autenticazione LDAP: abilita l'autenticazione con Active Directory. I nuovi utenti verranno censiti in Askme Sign e sarà poi necessario associare loro un gruppo di appartenenza.

API Keys: tramite le API Key è possibile utilizzare le API di Askme Sign da applicativi esterni. E' possibile generare nuove chiavi secondo le proprie necessità. Per usare una API Key, deve essere aggiunto il seguente header a tutte le chiamate REST: X-AskmeToken: YOUR_API_KEY

Timbri

È possibile impostare dei timbri predefiniti da utilizzare in occasione di firma o di fascicoli di documenti. È possibile filtrare l'azienda di interesse, visualizzare le specifiche del timbro inserito o aggiungere un nuovo timbro.

Ruoli

Da qui è possibile configurare i ruoli dell'organizzazione, così da selezionare i firmatari in base al ruolo che ricoprono.

Aziende

Vengono qui configurate le aziende degli utenti censiti. Ciascun utente potrà poi essere associato ad un'azienda.

Unità Organizzative

Sono configurate le Unità Organizzative dell'organizzazione. È possibile associare gli utenti alle Unità Organizzative a fini statistici.

Tags

Qui è possibile aggiungere dei tags particolari, da usare anche come filtro nella ricerca dei documenti.

Rubrica

Qui vengono configurati i contatti.