Introduzione

Il presente documento è un manuale utente per l'utilizzo di Askme Sign.

ASKME SIGN è il sistema per la gestione e la dematerializzazione dei processi di firma elettronica multipiattaforma.
È semplice, sicuro e ideale per grandi aziende, PMI e professionisti.

Offre la possibilità di firmare i documenti via browser o tramite app per tablet\smartphone.
Permette di apporre visti, approvazioni, firme elettroniche Semplici (FES), avanzate (FEA) e digitali (FEQ), sia con certificato remoto che con dispositivi fisici.

Consente la configurazione di workflow per logiche di approvazione condizionate.
I documenti possono inoltre essere arricchiti da timbri, specimen di firma e metadati.

Libro firma, firme di presenza, firme commerciali sono gestite con la massima semplicità.

Firma veloce e Processo di firma

Le due operazioni principali che si possono svolgere all'interno di Askme Sign sono:

• Firma veloce
• Processo di firma

Firma veloce

Tramite il pulsante "Firma veloce" è possibile caricare e firmare i propri documenti in un'unica operazione, senza coinvolgere altri attori.

Processo di firma

Tramite "Processo di firma", un redattore può redigere una pratica contenente uno o più documenti, in firma a uno o più firmatari. All'interno delle pratiche sarà inoltre possibile inserire eventuali allegati, ovvero documenti che sono rilevanti ai fini della firma, ma che non ne richiedono una essi stessi.

Askme Sign è principalmente una piattaforma di controllo dei processi di approvazione documentale che permette di gestire un numero illimitato di processi, utenti e documenti.

Il processo di approvazione documentale può essere schematizzato come da immagine:

Un redattore crea sempre una pratica, caricando uno o più documenti e poi definendo il workflow, cioè l'ordine e le posizioni, sul documento/i della pratica, in cui uno o più utenti firmatari devono apporre la loro firma.

Il redattore può essere "impersonato" anche da un sistema esterno integrato, cioè un'applicazione informatica diversa dall'applicativo, sfruttando appositi servizi definiti e-API.

Differenza fra pratica e documento:

• Pratica: una pratica è costituita da uno o più documenti e può essere considerata come una cartella, un contenitore che li include. La pratica è creata da un utente redattore, con lo scopo di definire il processo di firma (workflow) che uno o più utenti devono apporre sui documenti che compongono la pratica.
• Documento: è il singolo file che fa parte della pratica, e che a sua volta può comprendere una o più pagine. Il redattore, nel comporre una pratica, può associarvi uno o più documenti, caricando i corrispondenti file a sistema.

Altre funzionalità principali

Le principali funzioni fruibili, a seconda dei diritti configurati e della tipologia di utente, dall'applicativo Web sono:

• Documenti da firmare: l'elenco di tutti i documenti che sono in attesa di una propria firma o approvazione. Sono visualizzati nella homepage.
• Archivio documenti: elenco di documenti caricati nel sistema e lo storico. Puoi selezionare un documento per averne dettagli, vedere l'anteprima o per scaricarlo.
• Archivio personale: l'elenco di tutti i fascicoli accessibili dall'utente corrente, ovvero quei documenti caricati direttamente o sui quali è stata apposta la propria firma o la propria approvazione.
• Statistiche: dashboard per visualizzazione reports e statistiche di utilizzo.
• Tipologie documenti: modelli di processo già impostati da riutilizzare più volte.
• Amministrazione: tutte le funzionalità di configurazione e amministrazione dell'applicativo (configurazione di utenti, moduli, profili, configurazioni di sicurezza, di timbri, ruoli, aziende, unità organizzative, caselle mail, tags, pianificazione, rubrica e flussi).