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Amministrazione

Configurazioni​

Attraverso quest'area vengono configurate:

  • le impostazioni generali dell'applicazione (1);
  • la mail dell'utente (2);
  • i servizi di firma remota (3);
  • i criteri di conservazione dei documenti (4): è possibile indicare se si desidera abilitare un certo criterio di conservazione di qualsiasi documento, indicando dopo quanti giorni il documento deve essere eliminato definitivamente;
  • eventuali criteri di conservazione a norma dei documenti firmati (5)
  • il fuso orario predefinito dell'applicazione (6): impostando il fuso orario secondo l'area geografica di riferimento, è possibile vedere la data delle operazioni effettuate e stabilire una pianificazione di invio dei documenti di firma corretto (si veda sotto paragrafo 2.10.2.8);
  • l'indirizzo al quale rimandare l'utente dopo la firma/il rifiuto (7);
  • le policy per le password degli utenti (8).
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Utenti​

Cliccando su Utenti sarà visualizzata la pagina di dettaglio, saranno in elenco eventuali Utenti già censiti.

In alto a destra la funzionalità "Inserisci Utente" permetterà l'inserimento di un nuovo utente.

Saranno presentate le 5 sezioni da compilare: Utente, Anagrafica, Profili, Ruoli e Unità organizzative.

Utente

Sono in questa schermata presenti tutte le informazioni base dell'utente selezionato o da creare.

È obbligatorio l'inserimento di Username, Mail e Password per poter salvare il nuovo utente.

Anagrafica

Profili

I profili rappresentano dei livelli di accesso alle funzionalità presenti nell'applicativo. In base a un profilo un utente sarà abilitato ad effettuare determinate operazioni e avrà una visione di particolari funzioni.

I due tipi di profili da scegliere sono Amministratore o Utente che, come anticipato sopra, hanno poteri diversi. Sarà comunque possibile inserire e definire nuovi profili utente dal menu "Amministrazione -> Profili". Per altri dettagli si veda il sotto paragrafo dedicato.

Ruoli

Definire il ruolo ci permette di identificare l'utente con il proprio titolo aziendale o le mansioni ricoperte in una determinata azienda.

Possono essere utilizzati per l'invio di un documento in firma e assegnarlo agli utenti con quel determinato ruolo anziché inviarlo ad un utente specifico.

Anche per i ruoli, cliccando sulla freccia, comparirà l'elenco di ruoli censiti in precedenza che sarà possibile associare all'utente selezionato.

Unità organizzative

L'unità organizzativa è una suddivisione dell'intera organizzazione. Ogni utente può appartenere a una o più UO.

Cliccando su Salva l'utente sarà creato e sarà visualizzato nella lista. Cliccando sul nome utente desiderato, sarà possibile vedere tutte le informazioni a lui relativi, inserite in precedenza.

Qualora volessi modificare alcuni dati dell'Utente, sarà sufficiente accedere alla pagina di modifica tramite la selezione del pulsante con il simbolo della matita sulla destra.

Profili​

Con questa impostazione si possono configurare i profili applicativi, creare combinazioni di ruoli ed associare i gruppi LDAP.

Sicurezza​

Da qui vengono configurate le impostazioni di sicurezza dell'applicazione. In particolare, è possibile impostare:

Autenticazione LDAP: abilita l'autenticazione con Active Directory. I nuovi utenti verranno censiti in Askme Sign e sarà poi necessario associare loro un gruppo di appartenenza.

API Keys: tramite le API Key è possibile utilizzare le API di Askme Sign da applicativi esterni. E' possibile generare nuove chiavi secondo le proprie necessità. Per usare una API Key, deve essere aggiunto il seguente header a tutte le chiamate REST: X-AskmeToken: YOUR_API_KEY

Timbri​

È possibile impostare dei timbri predefiniti da utilizzare in occasione di firma o di fascicoli di documenti. È possibile filtrare l'azienda di interesse, visualizzare le specifiche del timbro inserito o aggiungere un nuovo timbro.

Ruoli​

Da qui è possibile configurare i ruoli dell'organizzazione, così da selezionare i firmatari in base al ruolo che ricoprono.

Aziende​

Vengono qui configurate le aziende degli utenti censiti. Ciascun utente potrà poi essere associato ad un'azienda.

Unità Organizzative​

Sono configurate le Unità Organizzative dell'organizzazione. È possibile associare gli utenti alle Unità Organizzative a fini statistici.

Tags​

Qui è possibile aggiungere dei tags particolari, da usare anche come filtro nella ricerca dei documenti.

Rubrica​

Qui vengono configurati i contatti.

Comunicazioni​

Qui vengono configurate le comunicazioni da mostrare in homepage.

Quando si crea una nuova comunicazione, si apre una schermata che permette di definirne i dettagli:

Di seguito la descrizione delle opzioni presenti:

  • La comunicazione può essere di due tipi:"Comunicazione" e "Aggiornamento di prodotto". A seconda del tipo scelto verrà mostrata nella corrispondente sezione in homepage.

  • Per ogni comunicazione è possibile definire un'icona, un colore, e un periodo di pubblicazione. Il periodo di pubblicazione è il periodo durante il quale la comunicazione sarà visibile in homepage. Le pratiche che hanno concluso il loro periodo di pubblicazione rimangono comunque disponibili nella sezione Comunicazioni in Amministrazione.

  • Per la stessa comunicazione si possono inserire più traduzioni, in tutte le lingue supportate dall'applicativo. Ogni utente vedrà in homepage la comunicazione nella lingua scelta nel proprio profilo utente, se disponibile. In caso di assenza della lingua dell'utente, la comunicazione verrà mostrata in inglese, o in una delle lingue disponibili per la comunicazione stessa.

  • La comunicazione si compone di un titolo e di un contenuto formattabile.

  • In aggiunta, è possibile inserire anche un link, così che i lettori possano consultarlo.

  • La visibilità della comunicazione può essere ristretta solamente ad alcune organizzazioni, unità organizzative, o aziende. In assenza di restrizioni, la comunicazione è visibile a tutti gli utenti del sistema.

  • Le comunicazioni particolarmente rilevanti possono essere contrassegnate con "Forza al primo accesso", così che ogni utente le veda comparire in una modale al primo accesso successivo dentro all'applicativo.

  • L'autore della comunicazione può essere compilato a piacere.