Invio massivo di pratiche
1. Introduzione
AskMe Sign consente di creare numerose pratiche uguali, destinate ciascuna a persone diverse, con un'unica operazione di redazione, grazie alla funzionalità di invio massivo.
L'elenco dei destinatari di ciascuna pratica è fornito in fase di redazione tramite caricamento di un file CSV. Non è necessario inserire manualmente ogni firmatario: si prepara il CSV, lo si carica e il sistema genera una pratica per ogni riga.
Tutte le pratiche avranno gli stessi documenti, gli stessi step, le stesse azioni di firma per ciascuno step, i talloncini di firma, i segnaposto di testo. Differiranno solamente per i firmatari effettivi.
Caso d'uso reale
Un tipico esempio di applicazione di questa funzionalità è la sottoscrizione di accordi di lavoro agile.
In questo caso, un'azienda ha la necessità di far firmare lo stesso accordo a molti dipendenti, e di farlo controfirmare ai corrispodenti responsabili.
Grazie all'invio massivo è possibile redigere un'unica pratica, che verrà poi moltiplicata dal sistema, e inviata separatamente in firma a ciascuna coppia dipendente-responsabile.
2. Attivazione della funzionalità
L'invio massivo è attivabile dagli amministratori in una apposita pagina di configurazioni dell'applicativo.
3. Redazione di una pratica con invio massivo
La redazione di una pratica che prevede invio massivo inizia in modo analogo alla redazione di una singola pratica semplice. Lo step "Crea" rimane invariato.
Una volta giunti allo step "Organizza", occorre attivare l'interruttore "Passa ad invio massivo".
Con l'invio massivo attivo:
- scompare la lista di firmatari da compilare
- compare un riquadro per il caricamento di un file CSV.
- compare il pulsante "Scarica esempio", che se cliccato permette di scaricare un modello di CSV adatto al processo.
Si consiglia di scaricare sempre il CSV di esempio, e di partire da quello per la compilazione, così da ridurre le possibilità di errori.
Il CSV dovrà contenere tante righe quante saranno le pratiche da creare, e in ciascuna riga dovrà essere specificata la lista di firmatari per quella specifica pratica.
Di seguito il CSV utilizzato per il nostro caso di invio degli accordi di lavoro agile:
Per saperne di più sul formato del CSV, vedere il paragrafo dedicato.
Dopo il caricamento del CSV, AskMe Sign controlla la correttezza dei dati inseriti, e può restituire dei messaggi di errore se vengono rilevate delle informazioni non corrette.
Una volta superati i controlli, il sistema recupera dal CSV il numero di firmatari per ciascuna pratica, e il ruolo col quale vengono chiamati nel file, e li mostra nella sezione più in basso (nell'esempio "Dipendente" e "Responsabile").
Il sistema mostra ciascun ruolo una volta sola, e li posiziona in serie, uno dopo l'altro. Il redattore può modificarne l'ordine, aggiungere o rimuovere degli step, impostare delle firme in parallelo.
Una volta definito il processo, si passa allo step "Assegna", dove a ciascun ruolo possono essere assegnate azioni di firma, talloncini e segnaposto, così come nelle redazioni di pratiche singole.
Prima del completamento della redazione, la sezione di "Riepilogo" mostra la struttura di tutte le pratiche che verranno create.
Al termine della redazione, il sistema mostra un messaggio di esito positivo, e il pulsante «Vedi flusso» apre il flusso che raggruppa le pratiche create, così da poterle ispezionare.
4. Redazione a partire da tipologia
L'invio massivo è attivabile anche in tipologia, tramite lo stesso interruttore mostrato in fase di redazione. Anche in questo caso, è previsto il caricamento di un file CSV iniziale, che servirà al sistema per comprendere il numero dei firmatari previsti nel processo. In fase di redazione sarà poi possibile sovrascrivere il CSV con quello effettivo da utilizzare.
Per poter riutilizzare le azioni di firma e i talloncini impostati in tipologia, in fase di redazione dovrà essere caricato un CSV con gli stessi ruoli indicati in quello della tipologia di partenza.
5. Limitazioni dell'invio massivo
Se in fase di redazione di una pratica l'invio massivo è attivo, non è possibile salvare quella pratica come bozza.
6. Formato CSV
Questa sezione illustra come compilare correttamente il file CSV per l'invio massivo.
Il template scaricato in fase di redazione deve essere riempito con tante righe quante saranno le pratiche da creare. Alcune colonne sono obbligatorie, mentre altre sono opzionali.
Esistono due possibili modalità di strutturare il file, una più semplice e una più complessa.
Nella modalità semplice si possono creare agevolmente pratiche con un unico firmatario ciascuna, mentre nella modalità complessa si possono creare pratiche con uno o più firmatari.
6.1. Modalità di compilazione semplice
Di seguito le colonne standard previste per la modalità più semplice di compilazione:
| Nome colonna | Cosa deve contenere | Obbligatorio (Si/No) | Note |
|---|---|---|---|
| username | Username del firmatario interno | Deve essere valorizzato sempre per i firmatari esterni, mai per quelli interni | Massimo 255 caratteri |
| Email del firmatario | Obbligatorio per i firmatari esterni, facoltativo per gli interni | Massimo 255 caratteri | |
| name | Nome del firmatario | Obbligatorio per i firmatari esterni, facoltativo per gli interni | Massimo 255 caratteri |
| surname | Cognome del firmatario | Obbligatorio per i firmatari esterni, facoltativo per gli interni | Massimo 255 caratteri |
| prefix | Prefisso del numero di telefono del firmatario | No | Se assente, il default è +39 |
| cellphone number | Numero di cellulare del firmatario | Solo se il tipo di firma che si vuole far effettuare richiede invio di OTP | Massimo 10 cifre |
| italian fiscal code | true/false a seconda che il firmatario possieda o meno un codice fiscale italiano | No | Se assente, il default è true |
| fiscal code number | Codice fiscale del firmatario | Solo se il tipo di firma che il firmatario dovrà apporre richiede una validazione del proprio codice fiscale | Massimo 20 caratteri |
| country of issue of the document | Codice del paese di rilascio del documento | No | Se si inserisce il codice fiscale italiano, viene impostato automaticamente a IT Massimo 50 caratteri |
| document type | Tipo di documento del firmatario | No | Valori ammessi: idc (carta d’identità), tin* (codice fiscale / tax ID), pas (passaporto). Con codice fiscale italiano non si può usare tin come tipo documento. |
| document number | Numero documento del firmatario | Solo per firma one-shot | Massimo 20 caratteri |
| document released from | Ente di rilascio del documento del firmatario | Solo per firma one-shot | Massimo 50 caratteri |
| document issue date | Data di rilascio del documento del firmatario nel formato gg/MM/aaaa | Solo per firma one-shot | |
| document expiration date | Data di scadenza del documento del firmatario nel formato gg/MM/aaaa | Solo per firma one-shot | Deve essere successiva alla data di rilascio |
| serial number | Matricola del firmatario | Obbligatorio per gli utenti interni al posto dello username se nell'ambiente è attiva la funzionalità di multimatricola |
6.2. Modalità di compilazione complessa
Per inviare in firma a più di un firmatario occorre compilare le stesse colonne previste nella modalità più semplice, ma una volta per ogni firmatario.
Per poter distinguere a quale firmatario faccia riferimento ciascuna colonna, il redattore dovrà aggiungerle un prefisso. Per ciascun firmatario dovrà essere scelto un "Ruolo" che lo identifica (ad esempio "Dipendente", "Responsabile", "Firmatario", "Direttore", ecc...). Questo ruolo comporrà la prima parte del nome della colonna, e sarà seguito da "::" e dall'intestazione che la colonna aveva nella sua redazione più semplice.
Di seguito un esempio di nomi delle colonne possibili:
Firmatario 1::username, Firmatario 1::email, Firmatario 1::name,
Firmatario 2::username, Firmatario 2::email
In questo esempio, Firmatario 1 e Firmatario 2 sono i ruoli scelti dal redattore, che distinguono quali dati si riferiscono a uno e quali all'altro dei due firmatari. Dopo il simbolo "::" si trovano invece i nomi delle colonne della modalità più semplice.
Possiamo immaginare che la modalità semplice corrisponda a quella complessa dove è implicito il prefisso "Firmatario1::".
IMPORTANTE: non è consentito mescolare le due modalità, indicando alcuni campi senza prefisso e altri con.
6.3. Il campo riservato options
Nel CSV è presente una colonna chiamata options::dossier name. Questa colonna permette di personalizzare il nome di ciascuna pratica. Se lasciata vuota, viene usato il nome di default. Se popolata, la singola pratica avrà come nome quello indicato.
6.4 Campi aggiuntivi
Oltre alle colonne indicate nei paragrafi precedenti, il redattore può aggiungere ulteriori colonne, associate ai singoli firmatari e senza vincoli di denominazione.
Le colonne aggiuntive possono essere usate per compilare dei segnaposto di testo all'interno della pratica.
Nel nostro caso reale, supponiamo di voler compilare un segnaposto della pratica con l'indicazione della sede aziendale dove lavora il dipendente.
Per farlo basterà inserire una nuova colonna, chiamata ad esempio Dipendente::sede, e popolare ogni riga con la sede dello specifico dipendente.
Per utilizzare questi valori nella pratica, dovremo inserire un campo di testo libero in fase di redazione, aprirne le proprietà, e impostare come codice del segnaposto il valore sede.
Dopo la creazione del flusso, ogni pratica creata avrà lo stesso segnaposto, e ciascuno di essi sarà popolato con il valore dello specifico dipendente della pratica stessa.