Documenti di sistema
Cosa sono
Un Documento di sistema è un documento PDF caricato una sola volta e conservato con tutta l'organizzazione, così da essere riutilizzato ogni volta che serve, senza doverlo ricaricare dal proprio PC.
Chi redige una pratica, invece di trascinare il file nell'area di upload, può sceglierlo dall'elenco di documenti di sistema.
Casi d'uso tipici: informative privacy, condizioni generali di contratto, moduli standard aziendali (richiesta ferie, adesione a un servizio, dichiarazioni, allegati ricorrenti che accompagnano sempre lo stesso tipo di pratica.
Differenza rispetto alle tipologie. Una Tipologia definisce un intero processo di firma (documenti, firmatari, azioni, notifiche). Un Documento di sistema è invece soltanto il contenuto: un singolo PDF riutilizzabile, che può essere inserito sia in una pratica creata da zero, sia dentro una Tipologia.
Differenza rispetto ai documenti personali. I documenti personali appartengono al singolo utente; i Documenti di sistema sono condivisi con tutta l'organizzazione e sono gestiti da un amministratore.
Permessi
Per gestire i Documenti di sistema (creare, modificare, eliminare) serve il permesso:
| Permesso | Codice | Descrizione |
|---|---|---|
| Amministrazione documenti di sistema | AS_ADM_SYSDOC | Accesso alla sezione di amministrazione dei Documenti di sistema |
Per utilizzare un Documento di sistema in una pratica invece è sufficiente uno dei normali permessi di redazione/firma, mentre per inserire un documento di sistema all'interno di una tipologia è sufficiente il permesso di amministrazione delle tipologie.
Dove si trovano
Dal menu principale:
Amministrazione → Documenti di sistema
Cliccando sulla voce si apre una nuova pagina, che mostra una tabella con tutti i Documenti di sistema visibili all'utente:
| Colonna | Contenuto | Visibile di default |
|---|---|---|
| Nome | Nome con cui il documento viene proposto in fase di scelta | Sì |
| Codice | Codice identificativo facoltativo | Sì |
| Organizzazione | Organizzazione proprietaria; vuota se il documento è globale | Sì |
| Descrizione | Testo descrittivo libero | No (attivabile) |
| Data creazione | Data di inserimento | Sì |
| Data aggiornamento | Data dell'ultima modifica | No (attivabile) |
| Azioni | Modifica ed Elimina | Sì |
L'ordinamento predefinito è per data di creazione.
La tabella permette la ricerca di documenti di sistema tramite filtri.
La modifica e l'eliminazione dei documenti di sistema sono disponibili solo se l'utente che visualizza i documenti ha il permesso di compiere queste operazioni.
Creare un nuovo documento di sistema
Dalla pagina di elenco premere il pulsante di inserimento: si apre la pagina "Aggiungi documento di sistema".
Da qui è possibile caricare il documento PDF, per trascinamento oppure per ricerca nel proprio file system.
| Campo | Obbligatorio | Note |
|---|---|---|
| Nome | Sì | È l'etichetta mostrata nell'elenco di scelta durante la redazione. Se si carica prima il file e il campo è vuoto, viene precompilato con il nome del file caricato. |
| Codice | No | Identificativo tecnico. |
| Descrizione | No | Testo libero, utile per spiegare ai redattori quando usare quel documento. |
| Organizzazione | Dipende | Determina la visibilità. Vedi il paragrafo "Visibilità" più sotto. Il campo non compare se l'utente non è associato ad alcuna organizzazione. |
Visibilità
Ogni Documento di sistema è di uno dei due tipi:
- Di organizzazione — appartiene a una specifica organizzazione (tenant) ed è utilizzabile solo dagli utenti di quella organizzazione. Nell'elenco la colonna Organizzazione riporta la ragione sociale.
- Globale — non appartiene ad alcuna organizzazione ed è utilizzabile da tutti gli utenti dell'installazione. Nell'elenco la colonna Organizzazione è vuota.
Per rendere globale un documento, nel campo Organizzazione si sceglie l'opzione vuota. L'opzione vuota è proposta solo agli utenti abilitati a gestire i documenti globali.
Chi vede cosa
| Profilo | Documenti visibili |
|---|---|
| Superadmin | Tutti, di tutte le organizzazioni, più i globali |
| Utente associato a una o più organizzazioni | Quelli delle proprie organizzazioni e tutti i globali |
| Utente senza organizzazione | Solo i globali |
Chi può creare e modificare cosa
| Profilo | Documenti globali | Documenti di organizzazione |
|---|---|---|
| Superadmin | Sì | Sì, di qualunque organizzazione |
| Amministratore documenti di sistema senza organizzazione | Sì | — (crea sempre globali) |
| Amministratore documenti di sistema con organizzazione | No (sola lettura) | Sì, solo delle proprie organizzazioni |
Usare i documenti di sistema in fase di redazione di una pratica
Durante la creazione di una pratica, nell'area di caricamento documenti, sotto la zona di trascinamento compare la riga "Puoi anche caricare da:" con la voce Documenti di sistema (icona a forma di modulo).
La voce compare solo se esiste almeno un Documento di sistema visibile all'utente. Se la libreria è vuota, l'opzione è nascosta.
Si possono caricare uno o più documenti di sistema, che verranno aggiunti alla pratica e si comporteranno come qualsiasi altro PDF caricato.
Usare i documenti di sistema in tipologia
La stessa selezione è disponibile nella configurazione delle Tipologie di processo, dove si possono caricare uno o più documenti di sistema con la stessa modalità.
